Hvordan blir jeg virtuell kontorassistent?

Generelt sett er minimumsforberedelsene som kreves for å bli virtuell kontorassistent en videregående skole etterfulgt av noe kontoropplæring. Det er samfunnsskoler og fagskoleprogrammer, så vel som online utdanningsalternativer for noen som ønsker å bli virtuell kontorassistent, og mange mennesker med tradisjonell forretnings- eller ledelsesgrad kan bli virtuelle kontorassistenter. For å spesialisere seg eller gå videre til en juridisk eller medisinsk stilling, kan man forfølge tilleggsopplæring og i mange tilfeller sertifisering. Hvis man er selvstendig næringsdrivende, kan noen tilleggskrav inkludere investering i kontorutstyr.

En virtuell kontorassistent har i hovedsak den samme stillingsbeskrivelsen som en tradisjonell kontorassistent, bortsett fra at han eller hun vanligvis jobber ut av hjemmekontoret sitt som frilanser. I mange tilfeller har et virtuelt kontor flere fordeler fremfor en tradisjonell kontorinnstilling. For eksempel er telekommunikasjon ofte mer praktisk for ansatte, og det kan være mer kostnadseffektivt for begge parter.

Typiske kontorassistentoppgaver inkluderer administrative oppgaver, for eksempel å utføre grunnleggende datainnføring og vedlikeholde filer og poster. Andre vanlige aktiviteter inkluderer post, e-post og faksdokumenter, sammen med å skrive forretningsbrev og rapporter. Kontorassistenter er ofte også ansvarlige for å spore budsjettinformasjon og for å avtale og reise ordninger for deres veiledere også. En virtuell assistent kan også fokusere på en spesifikk nisje - for eksempel kan han eller hun jobbe med å publisere som virtuell forfatterassistent; andre ansettes spesielt for juridisk eller medisinsk transkripsjon.

For å bli en virtuell kontorassistent kan man trene ved å følge den konvensjonelle ruten for å lære seg sekretærferdigheter på videregående skole, og deretter fullføre et ett til to år kontoradministrasjonsprogram i en yrkesteknisk skole eller samfunnsskole. Stadig økende tilbyr colleges samfunn også programmer spesielt for virtuelle kontorassistenter. Noen eksempler på kurs inkluderer datateknologi og nettstedsdesign, sammen med tradisjonelle ferdigheter, som transkripsjon og bokføring.

I stedet for å gå på en lokal skole, kan noen som ønsker å bli virtuell kontorassistent, fullføre hele studietiden på nettet. Flere organisasjoner tilbyr coaching og treningsprogram til varierende kostnader. Selv om sertifisering ikke er nødvendig for å bli en virtuell kontorassistent, kan man bli sertifisert gjennom International Virtual Assistants Association (IVAA). Det tilbyr betegnelser på sertifisert virtuell assistent, etisk kontrollert virtuell assistent og virtuell eiendomsassistent. Det er også flere sertifiseringsprogrammer for juridisk sekretær tilgjengelig.

Noen grunnleggende ferdigheter som vanligvis kreves for å bli virtuell kontorassistent inkluderer god muntlig og skriftlig kommunikasjon, sammen med kunnskap om forretningsetikette. For mange kontorjobber kreves det ofte effektive skriveferdigheter, og oppmerksomhet på detaljer og muligheten til å multitaske anses også som viktig. I tillegg trenger en frilanser vanligvis noe utstyr for å etablere et hjemmekontor. I det minste bruker han eller hun en datamaskin, skriver, telefon og en faksmaskin.