Wie werde ich Virtual Office-Assistent?
Im Allgemeinen ist die Mindestvorbereitung, die erforderlich ist, um ein virtueller Büroassistent zu werden, ein Hochschulabschluss, gefolgt von einer gewissen Ausbildung im Büro. Es gibt Community College- und Berufsschulprogramme sowie Online-Bildungsoptionen für jemanden, der ein virtueller Büroassistent werden möchte, und viele Leute mit traditionellen Abschlüssen in Wirtschaft oder Management können virtuelle Büroassistenten werden. Um sich auf eine juristische oder medizinische Position zu spezialisieren oder diese weiterzuentwickeln, kann man eine zusätzliche Ausbildung und in vielen Fällen eine Zertifizierung absolvieren. Wenn Sie selbstständig sind, können einige zusätzliche Anforderungen die Investition in Bürogeräte beinhalten.
Ein virtueller Büroassistent hat im Wesentlichen die gleiche Stellenbeschreibung wie ein herkömmlicher Büroassistent, mit der Ausnahme, dass er oder sie in der Regel als Freiberufler außerhalb seines Heimbüros arbeitet. In vielen Fällen bietet ein virtuelles Büro mehrere Vorteile gegenüber einer herkömmlichen Büroumgebung. Beispielsweise ist Telearbeit für Mitarbeiter häufig praktischer und kann für beide Seiten kostengünstiger sein.
Zu den typischen Aufgaben eines Büroassistenten gehören administrative Aufgaben wie die Durchführung der grundlegenden Dateneingabe und die Pflege von Dateien und Aufzeichnungen. Andere häufige Aktivitäten umfassen das Versenden, Versenden per E-Mail und Faxen von Dokumenten sowie das Schreiben von Geschäftsbriefen und Berichten. Büroassistenten sind häufig dafür verantwortlich, Budgetinformationen zu verfolgen und Termine und Reisevorbereitungen für ihre Vorgesetzten zu treffen. Ein virtueller Assistent kann sich auch auf eine bestimmte Nische konzentrieren. Er oder sie arbeitet beispielsweise als virtueller Assistent eines Autors im Verlagswesen. andere werden speziell für die legale oder medizinische Transkription angeheuert.
Um ein virtueller Büroassistent zu werden, kann man in der Highschool die üblichen Sekretariatsfähigkeiten erlernen und anschließend ein ein- bis zweijähriges Programm zur Büroverwaltung in einer beruflich-technischen Schule oder einer Volkshochschule absolvieren. Community Colleges bieten zunehmend auch Programme speziell für virtuelle Büroassistenten an. Einige Beispiele für Kurse umfassen Computertechnologie und Website-Design sowie traditionelle Kenntnisse wie Transkription und Buchhaltung.
Anstatt eine örtliche Schule zu besuchen, kann jemand, der virtueller Büroassistent werden möchte, seinen gesamten Studiengang online absolvieren. Mehrere Organisationen bieten Coaching- und Schulungsprogramme zu unterschiedlichen Kosten an. Obwohl eine Zertifizierung nicht erforderlich ist, um ein Assistent für ein virtuelles Büro zu werden, kann man sich durch die International Virtual Assistants Association (IVAA) zertifizieren lassen. Es bietet die Bezeichnungen Certified Virtual Assistant, Ethics Checked Virtual Assistant und Real Estate Virtual Assistant. Es gibt auch mehrere Zertifizierungsprogramme für Rechtsanwaltskanzleien.
Einige grundlegende Fähigkeiten, die im Allgemeinen erforderlich sind, um ein virtueller Büroassistent zu werden, umfassen gute mündliche und schriftliche Kommunikation sowie Kenntnisse der Geschäftsetikette. Für viele Bürojobs sind häufig effiziente Schreibfähigkeiten erforderlich, und die Liebe zum Detail und die Fähigkeit zum Multitasking werden ebenfalls als wichtig erachtet. Darüber hinaus benötigt ein Freiberufler in der Regel bestimmte Geräte, um ein Home Office einzurichten. Zumindest benutzt er oder sie normalerweise einen Computer, einen Drucker, ein Telefon und ein Faxgerät.