Hvordan bliver jeg en virtuel kontorassistent?

Generelt er den minimumsforberedelse, der kræves for at blive en virtuel kontorassistent, en gymnasial grad efterfulgt af en vis kontoruddannelse. Der er community college- og erhvervsskoleprogrammer såvel som online-uddannelsesmuligheder for nogen, der ønsker at blive en virtuel kontorassistent, og mange mennesker med traditionel forretnings- eller ledelsesgrad kan blive virtuelle kontorassistenter. For at specialisere eller gå videre til en juridisk eller medicinsk stilling kan man gennemføre yderligere uddannelse og i mange tilfælde certificering. Hvis man er selvstændig, kan nogle yderligere krav omfatte investering i kontorudstyr.

En virtuel kontorassistent har stort set den samme jobbeskrivelse som en traditionel kontorassistent, bortset fra at han eller hun typisk arbejder ud af sit hjemmekontor som freelancer. I mange tilfælde har et virtuelt kontor flere fordele frem for en traditionel kontorindstilling. For eksempel er telekommunikation ofte mere praktisk for medarbejderne, og det kan være mere omkostningseffektivt for begge parter.

Typiske kontorassistentopgaver inkluderer administrative opgaver, såsom udførelse af grundlæggende dataindtastning og vedligeholdelse af filer og poster. Andre almindelige aktiviteter inkluderer post, e-mail og faxdokumenter sammen med at skrive forretningsbreve og rapporter. Kontorassistenter er ofte også ansvarlige for at spore budgetoplysninger og for at aftale aftaler og rejsearrangementer for deres vejledere. En virtuel assistent kan også fokusere på en bestemt niche - han eller hun arbejder muligvis med at udgive som en virtuel forfatterassistent, f.eks. andre ansættes specifikt til juridisk eller medicinsk transkription.

For at blive en virtuel kontorassistent kan man træne ved at følge den konventionelle rute til at lære sekretærfærdigheder i gymnasiet og derefter gennemføre et et til to-årigt kontoradministrationsprogram i en erhvervs-teknisk skole eller samfundsskole. I stigende grad tilbyder community colleges også programmer specifikt til virtuelle kontorassistenter. Nogle eksempler på kurser inkluderer computerteknologi og webstedsdesign sammen med traditionelle færdigheder, såsom transkription og bogholderi.

I stedet for at gå på en lokal skole, kan en, der ønsker at blive en virtuel kontorassistent, gennemføre hele sit studiekursus online. Flere organisationer tilbyder coaching og træningsprogrammer til forskellige omkostninger. Selvom certificering ikke er påkrævet for at blive en virtuel kontorassistent, kan man blive certificeret gennem International Virtual Assistants Association (IVAA). Det tilbyder betegnelserne Certified Virtual Assistant, Ethics Checked Virtual Assistant og Real Estate Virtual Assistant. Der er også flere certificeringsprogrammer for juridisk sekretær til rådighed.

Nogle grundlæggende færdigheder, der normalt kræves for at blive en virtuel kontorassistent, inkluderer god verbal og skriftlig kommunikation sammen med viden om forretningsetikette. I mange kontorjob kræves ofte effektive skrivefærdigheder, og opmærksomhed på detaljer og evnen til at multitaske anses også for at være vigtig. Derudover har en freelancer typisk brug for bestemt udstyr for at etablere et hjemmekontor. Som minimum bruger han eller hun normalt en computer, printer, telefon og en faxmaskine.