Jak zostać asystentem wirtualnego biura?
Ogólnie rzecz biorąc, minimalne przygotowanie wymagane do zostania wirtualnym asystentem biura to wykształcenie średnie, po którym następuje pewne szkolenie w biurze. Istnieją programy szkolnictwa wyższego i zawodowego, a także internetowe opcje edukacyjne dla kogoś, kto chce zostać wirtualnym asystentem biura, a wiele osób z tradycyjnym stopniem biznesu lub zarządzania może zostać wirtualnymi asystentami biura. Aby specjalizować się lub przejść na stanowisko prawne lub medyczne, można przejść dodatkowe szkolenie i, w wielu przypadkach, certyfikację. Jeśli ktoś prowadzi działalność na własny rachunek, dodatkowe wymagania mogą obejmować inwestowanie w sprzęt biurowy.
Wirtualny asystent biurowy ma zasadniczo taki sam opis pracy jak tradycyjny asystent biurowy, z tym wyjątkiem, że zazwyczaj pracuje w swoim biurze domowym jako wolny strzelec. W wielu przypadkach biuro wirtualne ma kilka zalet w porównaniu do tradycyjnego biura. Na przykład telepraca jest często wygodniejsza dla pracowników i może być bardziej opłacalna dla obu stron.
Typowe obowiązki asystenta biurowego obejmują zadania administracyjne, takie jak wprowadzanie podstawowych danych oraz obsługa plików i zapisów. Inne typowe czynności obejmują wysyłanie, wysyłanie wiadomości e-mail i faksowanie dokumentów, a także pisanie listów biznesowych i raportów. Asystenci biurowi są często odpowiedzialni za śledzenie informacji o budżecie oraz za umawianie spotkań i podróży dla swoich przełożonych. Wirtualny asystent może również skupić się na konkretnej niszy - na przykład może pracować w wydawnictwie jako asystent wirtualnego autora; inni są zatrudniani specjalnie do transkrypcji prawnej lub medycznej.
Aby zostać asystentem biura wirtualnego, można trenować, postępując zgodnie z konwencjonalną drogą uczenia się umiejętności sekretarskich w szkole średniej, a następnie wypełniając roczny lub dwuletni program administracji biura w szkole zawodowo-technicznej lub szkole wyższej. Coraz częściej uczelnie społecznościowe oferują również programy przeznaczone specjalnie dla asystentów biur wirtualnych. Niektóre przykłady kursów obejmują technologię komputerową i projektowanie stron internetowych, a także tradycyjne umiejętności, takie jak transkrypcja i księgowość.
Zamiast uczęszczać do lokalnej szkoły, ktoś, kto chce zostać wirtualnym asystentem biurowym, może ukończyć cały kurs nauki online. Kilka organizacji oferuje programy coachingowe i szkoleniowe o różnych kosztach. Chociaż certyfikacja nie jest wymagana, aby zostać wirtualnym asystentem biura, można uzyskać certyfikat International Virtual Assistants Association (IVAA). Oferuje oznaczenia certyfikowanego wirtualnego asystenta, wirtualnego asystenta z kontrolą etyczną i wirtualnego asystenta nieruchomości. Dostępnych jest także kilka programów certyfikacji dla sekretarzy prawnych.
Niektóre podstawowe umiejętności, które są na ogół wymagane, aby zostać wirtualnym asystentem biura, obejmują dobrą komunikację ustną i pisemną oraz znajomość etykiety biznesowej. W przypadku wielu prac biurowych często wymagane są sprawne pisanie, a ważna jest również dbałość o szczegóły i umiejętność wielozadaniowości. Ponadto freelancer zazwyczaj potrzebuje określonego sprzętu do założenia biura domowego. Przynajmniej używa zwykle komputera, drukarki, telefonu i faksu.