Comment devenir un assistant de bureau virtuel?
En général, la préparation minimale requise pour devenir un assistant de bureau virtuel est un diplôme d'études secondaires suivi d'une formation en bureautique. Il existe des programmes pour les collèges communautaires et les écoles professionnelles ainsi que des options de formation en ligne pour ceux qui souhaitent devenir assistant de bureau virtuel. De nombreuses personnes détenant un diplôme traditionnel en commerce ou en gestion peuvent devenir des assistants de bureau virtuels. Pour se spécialiser ou accéder à un poste juridique ou médical, on peut suivre une formation supplémentaire et, dans de nombreux cas, obtenir une certification. Si vous travaillez à votre compte, vous pouvez également investir dans du matériel de bureau.
Un assistant de bureau virtuel a essentiellement la même description de poste qu'un assistant de bureau traditionnel, à la différence près qu'il travaille généralement en dehors de son bureau à domicile en tant que pigiste. Dans de nombreux cas, un bureau virtuel présente plusieurs avantages par rapport à un environnement de bureau traditionnel. Par exemple, le télétravail est souvent plus pratique pour les employés et peut être plus rentable pour les deux parties.
Les tâches habituelles des assistants de bureau incluent des tâches administratives, telles que la saisie de données de base et la maintenance de fichiers et d'enregistrements. Les autres activités courantes comprennent l'envoi de courrier, l'envoi par courrier électronique et la télécopie de documents, ainsi que la rédaction de lettres et de rapports commerciaux. Les assistants de bureau sont souvent responsables du suivi des informations budgétaires et de la prise de rendez-vous et des préparatifs de voyage de leurs superviseurs. Un assistant virtuel peut également se concentrer sur un créneau spécifique - il pourrait par exemple travailler dans la publication en tant qu’assistant d’auteur virtuel; d'autres sont embauchés spécifiquement pour une transcription légale ou médicale.
Pour devenir assistant de bureau virtuel, il est possible de suivre une formation en suivant la voie conventionnelle d'apprentissage du secrétariat au lycée, puis en suivant un programme d'administration de bureau d'un à deux ans dans une école de formation professionnelle ou dans un collège communautaire. Les collèges communautaires offrent également de plus en plus de programmes destinés aux assistants de bureau virtuels. Quelques exemples de cours incluent la technologie informatique et la conception de sites Web, ainsi que les compétences traditionnelles, telles que la transcription et la tenue de livres.
Au lieu de fréquenter une école locale, une personne souhaitant devenir un assistant de bureau virtuel peut suivre l'intégralité de son cursus en ligne. Plusieurs organisations proposent des programmes de coaching et de formation à des coûts variables. Bien que la certification ne soit pas requise pour devenir un assistant de bureau virtuel, il est possible de devenir certifié via l’Association internationale des assistants virtuels (IVAA). Il propose les désignations d'assistant virtuel certifié, d'assistant virtuel Ethics Checked et d'assistant virtuel immobilier. Plusieurs programmes de certification de secrétaire juridique sont également disponibles.
Certaines compétences de base généralement requises pour devenir un assistant de bureau virtuel incluent une bonne communication verbale et écrite, ainsi qu'une connaissance de l'étiquette professionnelle. Pour de nombreux travaux de bureau, des compétences en dactylographie efficaces sont souvent nécessaires. Une attention particulière aux détails et la capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément sont également jugées importantes. De plus, un pigiste a généralement besoin de certains équipements pour établir un bureau à domicile. Au minimum, il utilise généralement un ordinateur, une imprimante, un téléphone et un télécopieur.