Come posso diventare un assistente di ufficio virtuale?
In generale, la preparazione minima richiesta per diventare un assistente di ufficio virtuale è un diploma di scuola superiore seguito da una formazione in ufficio. Ci sono programmi di college e scuole professionali della comunità, nonché opzioni educative online per qualcuno che vuole diventare un assistente di ufficio virtuale e molte persone con diplomi aziendali o di gestione tradizionali possono diventare assistenti di ufficio virtuali. Per specializzarsi o avanzare a una posizione legale o medica, si può perseguire una formazione aggiuntiva e, in molti casi, la certificazione. Se uno è un lavoratore autonomo, alcuni requisiti aggiuntivi potrebbero includere investimenti in apparecchiature per ufficio.
Un assistente di ufficio virtuale ha essenzialmente la stessa descrizione del lavoro di un assistente di ufficio tradizionale, tranne per il fatto che lui o lei di solito lavora fuori dal suo ufficio di casa come libero professionista. In molti casi, un ufficio virtuale presenta numerosi vantaggi rispetto a un ambiente di ufficio tradizionale. Ad esempio, il telelavoro è spesso più conveniente per i dipendenti e può essere più conveniente per entrambe le parti.
Le tipiche mansioni di assistente di ufficio includono attività amministrative, come l'esecuzione di immissioni di dati di base e la gestione di file e registrazioni. Altre attività comuni includono documenti di posta, e-mail e fax, oltre a scrivere lettere e rapporti commerciali. Gli assistenti di ufficio sono spesso responsabili del monitoraggio delle informazioni di bilancio e della fissazione di appuntamenti e modalità di viaggio anche per i loro supervisori. Un assistente virtuale può anche concentrarsi su una nicchia specifica, ad esempio potrebbe lavorare nella pubblicazione come assistente di un autore virtuale; altri sono assunti appositamente per la trascrizione legale o medica.
Per diventare un assistente di ufficio virtuale, ci si può allenare seguendo il percorso convenzionale di apprendimento delle competenze di segreteria al liceo, e quindi completando un programma di amministrazione dell'ufficio da uno a due anni in una scuola tecnico-professionale o in un college comunitario. Sempre più spesso i college della comunità offrono programmi specifici per gli assistenti di ufficio virtuali. Alcuni esempi di corsi includono la tecnologia informatica e la progettazione di siti Web, insieme a competenze tradizionali, come trascrizione e contabilità.
Invece di frequentare una scuola locale, qualcuno che vuole diventare un assistente di ufficio virtuale può completare il suo intero corso di studi online. Diverse organizzazioni offrono programmi di coaching e formazione a costi variabili. Sebbene non sia richiesta la certificazione per diventare un assistente di ufficio virtuale, si può ottenere la certificazione attraverso l'International Virtual Assistants Association (IVAA). Offre le designazioni di Assistente virtuale certificato, Assistente virtuale controllato etico e Assistente virtuale immobiliare. Sono inoltre disponibili numerosi programmi di certificazione di segreteria legale.
Alcune competenze di base che sono generalmente necessarie per diventare un assistente di ufficio virtuale includono una buona comunicazione verbale e scritta, insieme alla conoscenza dell'etichetta aziendale. Per molti lavori d'ufficio, sono spesso richieste abilità di battitura efficienti e attenzione ai dettagli e capacità di multitasking sono importanti. Inoltre, un libero professionista in genere ha bisogno di determinate attrezzature per stabilire un ufficio a casa. Come minimo, di solito usa un computer, una stampante, un telefono e un fax.