Hvordan blir jeg administrativ kontorsjef?
Mens kontoradministrasjonsjobber kan finnes i nesten alle bransjer, finnes de fleste av disse typer stillinger vanligvis i helsehjelp, forretningstjenester, banker, offentlige etater, forsikringsselskaper og skoler. De omfatter vanligvis alle avdelinger og nivåer i arbeidsstyrken. På grunn av det store antallet kontorpersonell og administrative kontormedhjelpere, er det vanligvis et stort behov for administrative kontorsjefer for å planlegge, lede og overvåke den daglige arbeidsflyten for å oppfylle de operasjonelle målene for organisasjonen. Det er forskjellige måter å bli en administrativ kontorsjef, inkludert utdanning og promotering i selskapet.
Flertallet av administrative kontorsjefstillinger krever en videregående grad, enten det er en tilknyttet grad, bachelorgrad eller høyere. Det er mange forskjellige skoler, klasser og programmer for kontoradministratorstillingen, inkludert tradisjonelle fireårige universiteter, høgskoler og handelsskoler. Kurs i regnskap, forretningsmatematikk, datamaskinapplikasjoner, kontorteknologi, menneskelige ressurser og forretningsrett må vanligvis tas for å motta sertifisering eller grad for å bli administrativ kontorsjef.
Enhver kandidat som ønsker å bli administrativ kontorsjef, må vanligvis ha relatert arbeidserfaring, selv etter å ha oppnådd alle utdanningskrav for jobben. Mange ganger er dette grunnen til at interne kampanjer er den vanligste måten å oppnå denne stillingen. Administrasjonskontorledere har mange ansvarsområder som vanligvis inkluderer planleggingsarbeid, tilsyn med ansatte, gjennomgang av arbeid, gjennomføring av ansattes evalueringer og ansettelse og avslutning av ansatte. Med dette brede spekteret av plikter, må kontoradministrasjonsledere vanligvis kjenne og forstå ansattes styrker og svakheter, hvor lang tid oppgaver tar, og hvordan de skal trene og administrere andre.
En person som starter i en entry-level stilling som resepsjonist, regnskap kontorist, administrativ assistent eller annen stilling som hjelper med å lære selskapet og personell, er vanligvis en sannsynlig kandidat til å bli en administrativ kontorsjef. Sammen med arbeidserfaringen, må kandidater vanligvis forberede seg ved å ta fagutviklingsklasser om temaer som mellommenneskelige forhold, coaching, tidsstyring og prosjektledelse. Det kan også være en fordel for en kandidat å søke veilederopplæringsmuligheter i de nåværende stillingene. Bedrifter kan også se etter ferdighetssett som inkluderer teamarbeid, organisering, ledelse og god kommunikasjon når de promoterer fra organisasjonen.
En annen viktig personlighetstrekk som vanligvis er nødvendig for å bli administrativ kontorsjef er å ha gode menneskers ferdigheter. Kontoradministratorer fungerer vanligvis som forbindelser mellom alle nivåer av personell og må løse problemer regelmessig. Noen prosjekter kan omfatte omstillingsavdelinger, implementering av ny selskapspolitikk og mekling av mellommenneskelige konflikter. Vanligvis må de også forstå arbeidsavtaler og rapportere eventuelle problemer til den øverste ledergruppen.
Å bli administrativ kontorsjef krever vanligvis at en kandidat kan arbeide med alle forskjellige typer personligheter og profesjonelle nivåer. Dette inkluderer vanligvis alle fra postkontor til visepresident. Å vite hvordan man skal være detaljorientert, analytisk, kreativ og fleksibel på samme tid, kan være nødvendig for å lykkes i denne stillingen.