Hvordan bliver jeg administrativ kontormanager?
Mens kontoradministrationsjob findes i næsten enhver branche, findes de fleste af disse typer positioner normalt inden for sundhedsvæsen, forretningsservice, banker, statslige agenturer, forsikringsselskaber og skoler. De omfatter typisk alle afdelinger og niveauer i arbejdsstyrken. På grund af det store antal kontorpersonale og assistenter til administrativt kontor er der normalt et stort behov for administrative kontorledere til at planlægge, lede og overvåge den daglige arbejdsgang for at opfylde organisationens operationelle mål. Der er forskellige måder at blive en administrativ kontorleder, herunder uddannelse og forfremmelse i virksomheden.
Størstedelen af de administrative kontorlederstillinger kræver en sekundær grad, hvad enten det er en tilknyttet grad, bachelorgrad eller højere. Der er mange forskellige skoler, klasser og programmer til kontoret som administrator, inklusive traditionelle fireårige universiteter, samfundsskoler og handelsskoler. Kurser i regnskab, forretningsmatematik, computerapplikationer, kontorteknologi, menneskelige ressourcer og forretningsret skal typisk afholdes for at modtage certificering eller grad for at blive en administrativ kontorleder.
Enhver kandidat, der ønsker at blive administrativ kontorleder, skal normalt have relateret arbejdserfaring, selv efter at have opnået alle uddannelsesmæssige krav til jobbet. Mange gange er dette grunden til, at interne kampagner er den mest almindelige måde at nå denne position på. Administrerende kontorledere har mange opgaver, der typisk inkluderer planlægningsarbejde, overvågning af personale, gennemgang af arbejde, gennemførelse af medarbejderevalueringer og ansættelse og opsigelse af medarbejdere. Med dette brede spektrum af opgaver skal kontoradministrationsledere normalt kende og forstå medarbejderes styrker og svagheder, hvor lang tid opgaver tager, og hvordan man træner og administrerer andre.
En person, der starter i en entry-level-stilling, såsom en receptionist, regnskabsmand, administrativ assistent eller anden position, der hjælper med at lære virksomheden og personalet, er typisk en sandsynlig kandidat til at blive en administrativ kontorleder. Sammen med on-the-job-oplevelsen skal kandidater normalt forberede sig ved at tage faglige udviklingsundervisning om emner som interpersonelle relationer, coaching, tidsstyring og projektledelse. Det kan også være en fordel for en kandidat at søge lederuddannelsesmuligheder i de nuværende stillinger. Virksomheder kan også se efter færdigheder, der inkluderer teamwork, organisation, ledelse og god kommunikation, når de promoveres fra organisationen.
Et andet vigtigt personlighedsegenskab, der typisk er nødvendigt for at blive administrativ kontorleder, er at have fremragende menneskelige færdigheder. Kontoradministratorer fungerer normalt som forbindelser mellem alle niveauer af personale og er nødt til at løse problemer regelmæssigt. Nogle projekter kan omfatte omstruktureringsafdelinger, implementering af nye virksomhedspolitikker og formidling af interpersonelle konflikter. Normalt skal de også forstå arbejdsaftaler og rapportere eventuelle problemer til den øverste ledelse.
At blive administrativ kontorleder kræver typisk, at en kandidat skal kunne arbejde med alle forskellige typer personligheder og faglige niveauer. Dette inkluderer normalt alle fra postkontor til vicepræsident. At vide, hvordan man skal være detaljeret, analytisk, kreativ og fleksibel på samme tid, kan være nødvendigt for at få succes i denne position.