Jak zostać menedżerem biura administracyjnego?
Podczas gdy stanowiska administracyjne w biurach można znaleźć w prawie każdej branży, większość tego typu stanowisk zwykle znajduje się w służbie zdrowia, usługach biznesowych, bankach, agencjach rządowych, firmach ubezpieczeniowych i szkołach. Zazwyczaj obejmują one wszystkie działy i poziomy siły roboczej. Ze względu na dużą liczbę pracowników biurowych i asystentów administracyjnych, kierownicy biur administracyjnych zwykle potrzebują planowania, kierowania i nadzorowania codziennego przepływu pracy w celu osiągnięcia celów operacyjnych organizacji. Istnieją różne sposoby zostania kierownikiem biura administracyjnego, w tym edukacja i promocja w firmie.
Większość stanowisk kierownika biura administracyjnego wymaga stopnia drugiego stopnia, bez względu na to, czy jest to stopień stowarzyszony, licencjacki lub wyższy. Istnieje wiele różnych szkół, klas i programów na stanowisko administratora biura, w tym tradycyjne czteroletnie uniwersytety, szkoły społeczne i szkoły handlowe. Kursy w zakresie rachunkowości, matematyki biznesowej, aplikacji komputerowych, technologii biurowej, zasobów ludzkich i prawa gospodarczego zazwyczaj muszą być podejmowane w celu uzyskania certyfikatu lub stopnia, aby zostać kierownikiem biura administracyjnego.
Każdy kandydat, który chce zostać kierownikiem biura administracyjnego, zwykle musi mieć powiązane doświadczenie zawodowe, nawet po uzyskaniu wszystkich wymagań edukacyjnych do pracy. Wiele razy jest to powód, dla którego awanse wewnętrzne są najczęstszym sposobem na osiągnięcie tego stanowiska. Kierownicy biur administracyjnych mają wiele obowiązków, które zazwyczaj obejmują planowanie pracy, nadzorowanie personelu, przegląd pracy, przeprowadzanie ocen pracowników oraz zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Przy tak szerokim spektrum obowiązków kierownicy administracji biurowej zwykle muszą znać i rozumieć mocne i słabe strony pracowników, jak długo trwają zadania oraz jak szkolić i zarządzać innymi.
Osoba rozpoczynająca pracę na poziomie podstawowym, taka jak recepcjonista, księgowy, asystent administracyjny lub inne stanowisko, które pomaga w nauce firmy i personelu, zazwyczaj jest kandydatem na stanowisko kierownika biura administracyjnego. Wraz z doświadczeniem w pracy kandydaci zwykle muszą się przygotować, biorąc udział w zajęciach doskonalenia zawodowego na takie tematy, jak relacje międzyludzkie, coaching, zarządzanie czasem i zarządzanie projektami. Może również być korzystne dla kandydata poszukiwanie możliwości szkolenia dla przełożonych na obecnych stanowiskach. Firmy mogą także poszukiwać zestawów umiejętności obejmujących pracę zespołową, organizację, przywództwo i dobrą komunikację podczas promocji z wewnątrz organizacji.
Inną ważną cechą osobowości, która zazwyczaj jest wymagana, aby zostać kierownikiem biura administracyjnego, jest doskonała umiejętność obsługi ludzi. Administratorzy biur zwykle działają jako łącznicy między wszystkimi poziomami personelu i muszą regularnie rozwiązywać problemy. Niektóre projekty mogą obejmować działy restrukturyzacji, wdrażanie nowych zasad firmy i pośredniczenie w konfliktach międzyludzkich. Zazwyczaj muszą także rozumieć umowy o pracę i zgłaszać wszelkie problemy do kierownictwa wyższego szczebla.
Praca na stanowisku kierownika biura administracyjnego zazwyczaj wymaga od kandydata umiejętności pracy z różnymi typami osobowości i poziomów zawodowych. Zwykle obejmuje to wszystkich, od urzędnika pocztowego po wiceprezydenta. Wiedza o tym, jak być zorientowanym na szczegóły, analitycznym, kreatywnym i elastycznym jednocześnie może być konieczna, aby odnieść sukces na tym stanowisku.