Hva gjør en filialkontorleder?

En avdelingskontor blir ansatt av en virksomhet for å drive et regionkontor. Det nøyaktige omfanget av en avdelingslederansvar vil endre seg avhengig av størrelsen på et selskap, men pliktene inkluderer generelt å styre ansatte og håndtere den daglige funksjonen til et kontor. Dette kan omfatte å svare på telefoner, arkivering, planlegging og håndtering av hentinger og leveranser. På større kontorer vil en avdelingskontorleder føre tilsyn med de enkelte ansatte som har ansvaret for hver av de ovennevnte oppgavene. Grunnleggende personalforvaltning, for eksempel ansettelse og opplæring, kan også være en del av en avdelingskontorsjef sin arbeidsbeskrivelse.

Bedrifter kan ha flere kontorer i en region eller land for å styre virksomheten i forskjellige områder. Hver avdeling trenger en kontorsjef for å ivareta sin funksjon og drift. På et kontor ser avdelingslederen at enhver jobb blir oppfylt på en måte som passer best for selskapets behov. For dette formål kan avdelingslederen være ansvarlig for å bestemme antall ansatte som trengs for en bestemt oppgave, og kan også ha ansvaret for å sette hver stillings spesifikke stillingsbeskrivelse. Koordinering av ansatte er et hovedansvar for avdelingslederen.

Planlegging for hver ansatt blir også ofte håndtert av kontorsjefen. Dette er en sjongleringshandling som krever å imøtekomme bemanningsbehov og samtidig tillate individuell ansattes tidsplankonflikter. Når en ansatt trenger fri, for eksempel for ferie eller barsel, sørger lederen for dekning. Skulle et selskap vokse fra økt fortjeneste eller antall kunder, ansetter avdelingssjefsjefen ytterligere ansatte. Dette inkluderer gjennomgang av CV, planlegging av intervjuer og gjennomføring av ny ansettelsestrening.

Utover personalledelse vil en avdelingskontorleder sikre at alt utstyret som trengs for å fungere, fungerer korrekt. Datamaskiner, kopimaskiner, faksmaskiner og telefonlinjer kan betjenes av en medarbeider innen informasjonsteknologi, men det er kontorsjefen som har ansvaret for å kjøpe nytt utstyr og planlegge reparasjonstider. Styring og innkjøp av vareleveranser er andre områder som håndteres av en kontorsjef. Dette inkluderer innkjøp av papir, penner, frakt- og emballasjeprodukter og kontorlokaler.

Mail er et annet viktig område under tilsyn av en avdelingsleder. Hver dag må posten for virksomheten sorteres, distribueres og arkiveres. En annen ansatt er vanligvis planlagt å ha ansvaret for postrommet. Lederen fører tilsyn med denne ansatte og forsikrer at det hele håndteres riktig.