Co robi kierownik oddziału?
Kierownik oddziału jest zatrudniony przez firmę do pełnego prowadzenia biura regionalnego. Dokładny zakres obowiązków dyrektora oddziału zmieni się w zależności od wielkości firmy, ale obowiązki obejmują zazwyczaj zarządzanie pracownikami i codzienne funkcjonowanie biura. Może to obejmować odbieranie telefonów, archiwizowanie, planowanie oraz obsługę odbioru i dostaw. W większych biurach kierownik oddziału będzie nadzorował poszczególnych pracowników odpowiedzialnych za każde z powyższych zadań. Podstawowe zarządzanie zasobami ludzkimi, takie jak zatrudnianie i szkolenie, może być również częścią opisu stanowiska kierownika oddziału.
Firmy mogą mieć wiele biur w regionie lub kraju do zarządzania operacjami w różnych obszarach. Każdy oddział potrzebuje kierownika biura, aby dopilnować jego funkcji i działania. W biurze kierownik oddziału widzi, że każda praca jest wykonywana w sposób najlepiej odpowiadający potrzebom firmy. W tym celu kierownik oddziału może być odpowiedzialny za określenie liczby pracowników potrzebnych do określonego zadania, a także może być odpowiedzialny za ustalenie opisu stanowiska dla każdego stanowiska. Koordynacja personelu jest głównym obowiązkiem kierownika oddziału.
Planowanie dla każdego pracownika jest również często obsługiwane przez kierownika biura. Jest to żonglerka, która wymaga zaspokojenia potrzeb kadrowych, a jednocześnie pozwala na konflikty harmonogramów poszczególnych pracowników. Gdy pracownik potrzebuje urlopu, na przykład na urlop lub urlop macierzyński, kierownik zapewnia ochronę. W przypadku wzrostu firmy ze wzrostu zysków lub liczby klientów kierownik oddziału zatrudnia dodatkowy personel. Obejmuje to przeglądanie CV, planowanie wywiadów i przeprowadzanie nowych szkoleń dotyczących zatrudnienia.
Oprócz zarządzania personelem kierownik oddziału upewni się, że cały sprzęt potrzebny do pracy działa poprawnie. Komputery, kserokopiarki, faksy i linie telefoniczne mogą być obsługiwane przez członka personelu informatycznego, ale to kierownik biura odpowiada za zakup nowego sprzętu i planowanie czasu naprawy usługi. Zarządzanie zapasami i zakupy zapasów to inne obszary obsługiwane przez kierownika biura. Obejmuje to zakup papieru, długopisów, produktów wysyłkowych i opakowaniowych oraz materiałów do pomieszczeń biurowych.
Poczta to kolejny ważny obszar nadzorowany przez kierownika oddziału. Każdego dnia poczta dla firmy musi być sortowana, dystrybuowana i archiwizowana. Zazwyczaj inny pracownik jest odpowiedzialny za pocztę. Kierownik nadzoruje tego pracownika i zapewnia, że wszystko będzie obsługiwane poprawnie.