Hva gjør en forretningsprosessspesialist?
En forretningsprosessspesialist evaluerer effektiviteten til forretningsprosesser og tilbyr forslag til forbedringer. Forbedringer kan omfatte virksomhetsomfattende scenarier eller spesifikke problemer på ansattnivå. Enten storstilt eller lite prosessforbedringer forventes å øke selskapets bunnlinje. For å oppfylle dette hovedformålet er forretningsprosessspesialister dyktige i å analysere, kvantifisere og på annen måte måle produktivitet.
Forbedringer er nødvendige når det er en prosess svakhet, et brudd i kjeden. Den svake lenken betyr bortkastet tid eller ressurser. Prosesssvakhet er imidlertid ikke den eneste situasjonen som krever en ekspert. Når kundenes behov endres, kan en spesialist hjelpe selskapet med å endre prosessene sine for å matche den utviklende kundeprofilen.
For å evaluere forretningsprosesser samler spesialist i forretningsprosesser meningsfull informasjon fra ansatte i bedriftene på mange nivåer - fra bedriftseiere til mellomledere til ansatte på etableringsnivå. Etter dokumentasjon og kvantifisering bestemmer spesialisten hvilke prosesskomponenter som viser lavere produktivitet enn ønsket. Spesialisten definerer deretter de spesifikke problemstillingene som skal adresseres.
Å oppdage selskapets problemområder er bare en del av jobben. Spesialisten må deretter utforme en metode for å løse problemene. Dette tar ofte kunnskap om teknologi eller spesifikk bransjerelatert informasjon.
Avhengig av selskapet kan forretningsprosessspesialisten være pålagt å gjøre mer enn å evaluere og tilby løsninger. Noen bedrifter ber spesialisten om å implementere løsningene - en forespørsel som vanligvis krever tekniske og prosjektledelsesferdigheter. I tillegg kan spesialisten bli bedt om å utføre testing av den nye prosessen for å sikre en vellykket implementering.
Noen virksomheter ber forretningsprosessspesialisten om å delta i å trene ansatte til å bruke de nye løsningene effektivt. Opplæring kan omfatte utvikling av treningsmateriell og formidling av opplæringsinformasjon i klasserom eller online instruksjonsøkter. Dette er en måte å sikre at alle får den samme beskjeden i samme trening.
Spesialister i forretningsprosesser er ikke alltid interne ansatte; de kan være konsulenter. Forbedring av outsourcing er ikke uvanlig. Ethvert selskap som tilbyr forretningsprosessanalyse og implementering av løsninger, bør absolutt ha en solid forståelse av kunnskapshåndtering og informasjonsteknologi, for eksempel livssyklus og metodikk.
Forretningsprosessspesialisten er best utstyrt med et ferdighetssett som inkluderer strategisk planlegging, problemløsing, arbeidsflytanalyse, prosessdesign, prosjektledelse, teamledelse, relasjonsledelse, kommunikasjon, samarbeid, dokumentasjon, kvantifisering og analyse. Det kreves ikke alltid at en spesialist har en mastergrad i bedriftsøkonomi (MBA), men forretningsopplæring og tverrfunksjonell erfaring bør være nyttig. Noen forretningsprosessspesialister har spesifisert grader innen informasjonsteknologi eller ingeniørfag.