Hva gjør en personalassistent?

En personalassistent, også ofte referert til som en personellassistent, jobber først og fremst med en organisasjons ansatte filer og poster. Ofte rapporterer han eller hun til personaldirektør eller personaldirektør. Typiske ansvarsområder kan omfatte arbeid med organisasjonens nåværende ansatte, samt rekruttering, ansettelse og opplæring av nye ansatte. Tilleggsoppgaver avhenger normalt av størrelsen på selskapet og dets ansatte. Noen eksempler kan være utførelse av generelle administrative oppgaver og mekling av ansattes konflikter. Personalassistenter forventes generelt å ha en rekke faglige ferdigheter.

Et av hovedansvarene til en personalassistent er journalføring. Han eller hun pleier å opprettholde personalfilen til hver ansatt. Disse inneholder vanligvis informasjon som personlig kontaktdata, tids- og oppmøterapporter og evalueringer av resultatene. Lønnsinformasjon, inkludert skattefradrag, er også normalt inkludert i en personell fil. Personalassistenten opprettholder vanligvis informasjon om ansattets fordeler, som detaljer om livs- og helseforsikringsplan.

Bortsett fra deres viktigste plikt til å føre journal over menneskelige ressurser, kan personalassistenter også ha et bredt administrativt ansvar. For eksempel kan en av oppgavene deres være å holde seg oppdatert om arbeidslovene, og å adressere ansattes klager etter behov. De kan også være den viktigste kontaktpersonen i organisasjonen, og tjenestegjøre som administrativ assistent og som arbeidsforholdsleder. Mange personalassistenter utfører også forskning og utarbeider data for å produsere rapporter om forskjellige emner.

Videre representerer de ofte organisasjonene sine på jobbmesser. Under ansettelsesprosessen kan personalassistenten også annonsere åpne stillinger, samle inn og gjennomgå søknader, gjennomføre jobbintervjuer og sjekke referanser. Han eller hun kan være ansvarlig for den faktiske ansettelsen av kvalifiserte kandidater. Når ansatte er ansatt, kan han eller hun også legge til rette for nye medarbeiderorienteringsprogrammer og hjelpe dem med å registrere seg i ytelsesplaner.

Et videregående vitnemål eller tilsvarende tilsvarer vanligvis å bli personellassistent. Mange har også en tilknyttet grad eller fagskoleopplæring i ledelse eller menneskelige ressurser. Erfaring på jobben anses vanligvis også som et verdifullt aktivum. Ønskelige faglige kvalifikasjoner kan omfatte utmerkede organisasjonsevner og evnen til å opprettholde konfidensiell informasjon. Noen stillinger kan kreve en viss grad av teknisk ekspertise på områder som regnskap eller bruk av spesifikke dataprogrammer. I tillegg innebærer en karriere innen menneskelige ressurser vanligvis å ha gode mellommenneskelige kommunikasjonsevner.