Vad gör en personalassistent?
En personalassistent, även vanligtvis benämnd personalassistent, arbetar främst med en organisations anställdes filer och journaler. Ofta rapporterar han eller hon till en personaldirektör eller personalchef. Typiska ansvarsområden kan vara att arbeta med organisationens nuvarande personal samt rekrytera, anställa och utbilda nya anställda. Ytterligare jobbtjänster beror normalt på företagets storlek och dess personal. Några exempel kan vara att utföra allmänna administrativa uppgifter och medla konflikter mellan anställda. Personalassistenter förväntas vanligtvis ha en mängd yrkeskunskaper.
En av personalassistenternas huvudansvar är journalföring. Han eller hon behåller vanligtvis personalsfilen för varje anställd. Dessa innehåller vanligtvis information såsom personlig kontaktinformation, rapporter om tid och närvaro och utvärderingar av prestanda. Löninformation, inklusive skatteuttag, ingår normalt också i en personaldossier. Personalassistenten har också vanligtvis information om anställdas förmåner, som detaljer om livs- och sjukförsäkringsplaner.
Bortsett från deras huvudsakliga skyldighet att hålla register över mänskliga resurser kan personalassistenter också ha ett annat brett administrativt ansvar. Till exempel kan en av deras uppgifter vara att hålla sig uppdaterad om arbetslagstiftningen och ta itu med anställdas klagomål vid behov. De kan också vara den viktigaste kontaktpersonen i organisationen, som fungerar som en administrativ assistent och en arbetskraftschef. Många personalassistenter utför också forskning och sammanställer data för att producera rapporter om olika ämnen.
Dessutom representerar de ofta sina organisationer på arbetsmässor. Under anställningsprocessen kan personalassistenten också annonsera öppna positioner, samla in och granska ansökningar, genomföra jobbintervjuer och kontrollera referenser. Han eller hon kan vara ansvarig för den faktiska anställningen av kvalificerade kandidater. När personalen anställts kan han eller hon också underlätta nya anställdas orienteringsprogram och hjälpa dem att registrera sig i förmånsplaner.
Ett gymnasiet eller motsvarande krävs vanligtvis för att bli personalassistent. Många har också en associerad examen eller yrkesskolutbildning i ledning eller personalresurser. Erfarenheten på jobbet betraktas vanligtvis också som en värdefull tillgång. Önskade yrkeskvalifikationer kan innehålla utmärkta organisatoriska färdigheter och förmågan att upprätthålla konfidentiell information. Vissa positioner kan kräva viss grad av teknisk expertis inom områden som bokföring eller användning av specifika datorprogram. Dessutom innebär en karriär inom mänskliga resurser vanligtvis att ha god interpersonell kommunikationsförmåga.