Hva gjør en skolesekretær?
En skolesekretær er en administrativ profesjonell som jobber i et utdanningsmiljø, vanligvis en barneskole, ungdomsskole eller videregående skole. Denne personen vil jobbe i frontkontoret og vil vanligvis være en av de første personene en person vil se når han kommer inn på skolen; faktisk er det en av hovedjobbene til en skolesekretær å hilse på folk som kommer inn på skolen og henvise dem til riktig sted. Denne personen kan også svare på telefoner, behandle post og registrere studentfravær, blant mange andre oppgaver. Noen sekretærer vil jobbe akkurat i løpet av skoleåret, mens andre vil jobbe året rundt.
Jobbene til sekretær for barneskole, ungdomsskole eller videregående skole er generelt sett ikke så forskjellige, selv om videregående skoler ofte har en rekke sekretærer for forskjellige avdelinger. Mindre skoler trenger kanskje ikke å gjøre dette. Å gi assistanse til skoleadministratorer, så vel som foreldre og studenter, er den primære jobben til en skolesekretær. Av denne grunn er denne personen kunnskapsrik om skolen og det andre personalet, og kan svare på spørsmål som er rettet på hans eller hennes måte. Studenter som blir sendt til kontoret av feil oppførsel eller av andre grunner, trenger kanskje først å se sekretæren, så det er viktig for ham eller henne å være kunnskapsrik om regler eller oppførselskoder for skolen også.
Det er viktig for en skolesekretær å vite hvordan man bruker forskjellige typer kontorutstyr, spesielt en datamaskin. Han eller hun vil vanligvis også trenge å bruke en faksmaskin, en kopimaskin og en telefon med flere linjer, blant annet utstyrsstykker. De fleste sekretærer bruker store deler av dagen på flere oppgaver, og trenger å kunne følge med på forskjellige ting som skjer på en gang. For eksempel kan en skolesekretær være ansvarlig for å registrere studentfravær og utarbeide rapporter om morgenen, mens du fortsatt gjør alle de andre administrative oppgavene.
For administratorer på øverste nivå på en skole, for eksempel en rektor eller en distriktsoppsynsmann, for eksempel, kan en skolesekretær jobbe bare for den enkelte. Denne typen sekretær vil vanligvis ikke samhandle med studenter så ofte, men vil i stedet være der for å gi administrativ hjelp. Dette kan innebære ting som planlegging, innstilling av møter, utkast til brev eller notater eller andre oppgaver for å hjelpe til den daglige driften av skolen. Denne typen sekretærer er de som ofte kan bli pålagt å jobbe året rundt.