Hva gjør en administrativ kontorist?

En administrativ kontorist gir støtte til veiledere, ledere og ledere. Det kreves som regel at han er fleksibel og deler tiden sin ettersom behovene til disse ansatte varierer. Selv om han ofte jobber i et kontormiljø, kan han også utføre sine administrative oppgaver i et produksjons-, industri- eller produksjonsmiljø.

Det som typisk skiller en administrativ kontorist fra en sekretær, er at jobben hans normalt sett er mer fokusert på å holde generell virksomhet jevn fremfor å styre daglige hendelser. Han jobber vanligvis for mer enn én person. I de fleste forretningsatmosfærer utfører han jobben sin med lite eller ingen direkte, daglig tilsyn.

En administrativ kontorist er veldig avhengig av arten av virksomheten han jobber hos. Generelt forventes det at han planlegger og implementerer møter, planlegger reiser og transport og sikrer optimal kommunikasjon mellom avdelingene. Hvis menneskene som han jobber for holdes à jour med forretningsaktiviteter og utvikling, blir han normalt sett på som vellykket.

Å holde ting kjører problemfritt krever typisk god datamaskinferdighet. En administrativ kontorist bruker ofte forskjellige programmer for å opprettholde utøvende kalendere, lage regneark og sammenstille rapporter. Hans online ferdigheter er vanligvis påkrevd for å forske på vegne av sine overordnede og opprettholde e-postkommunikasjon med forretningsforbindelser. Det kan også være nødvendig at han bruker tekstbehandlingsprogrammer for å skrive og redigere korrespondanse og bruke grafikkprogramvare for å lage visuelle presentasjoner.

I noen større firmaer kan det ofte være nødvendig med en administrativ kontorist for å overvåke produktivitetsnivåene i forskjellige avdelinger og anbefale endringer for å forbedre effektiviteten. Disse forslagene kan omfatte bemanningsendringer eller oppgradering eller utskifting av større kontormaskiner eller utstyr. En administrativ kontorist er også ofte ansvarlig for å opprettholde varelager over kontorrekvisita og forhandle avtaler med leverandører.

For å lykkes i denne stillingen krever det vanligvis store organisasjons- og kommunikasjonsevner. Å støtte flere ledere og veiledere krever utmerkede evner for tidsstyring. Å holde alle fornøyde krever generelt diplomati og takt fra en administrativ kontorist.

Et videregående vitnemål eller tilsvarende kreves normalt for denne stillingen, selv om en tilknyttet grad normalt er å foretrekke. Noen selskaper trenger en bachelorgrad i liberal arts eller kommunikasjon. Noen ganger antas det at jo mer utdannet ansettelseslederen er, jo mer utdannet må den administrative ekspeditøren være. Erfaring som sekretær eller kontorassistent er nyttig å bli vurdert for denne stillingen. Bakgrunn i datamaskindrift og kontorstøtte regnes som en eiendel.