Hva gjør en administrativ kontorist?

En administrativ kontorist gir støtte til veiledere, ledere og ledere. Han er vanligvis pålagt å være fleksibel og dele tiden sin ettersom behovene til disse ansatte varierer. Selv om han ofte jobber i et kontormiljø, kan han også utføre sitt administrative ansvar i en produksjons-, industri- eller produksjonsmiljø.

Det som vanligvis skiller en administrativ kontorist fra en sekretær, er at jobben hans normalt er mer fokusert på å holde generelle operasjoner som kjører jevnt i stedet for å håndtere daglige hendelser. Han jobber også vanligvis for mer enn én person. I de fleste forretningsatmosfærer utfører han generelt jobben sin med lite eller ingen direkte, daglig tilsyn.

Plikter til en administrativ kontorist er veldig avhengig av arten av virksomheten han jobber. Generelt forventes han normalt å planlegge og implementere møter, planlegge reise og transport og sikre optimal kommunikasjon mellom avdelinger. Hvis menneskene som han wOrks blir holdt oppdatert på forretningsaktiviteter og utvikling, han anses normalt som vellykket.

Å holde ting som kjører jevnt krever typisk gode datakunnskaper. En administrativ kontorist bruker ofte forskjellige programmer for å opprettholde utøvende kalendere, lage regneark og kompilere rapporter. Hans online ferdigheter er generelt pålagt å forske på vegne av hans overordnede og opprettholde e -postkommunikasjon med forretningsforbindelser. Han kan også være pålagt å bruke tekstbehandlingsprogrammer for å skrive og redigere korrespondanse og bruke grafikkprogramvare for å lage visuelle presentasjoner.

I noen større firmaer kan det ofte være nødvendig med en administrativ kontorist for å overvåke produktivitetsnivåene i forskjellige avdelinger og anbefale endringer for å forbedre effektiviteten. Disse forslagene kan omfatte bemanningsendringer eller oppgradering eller erstatte store kontormaskiner eller utstyr. En administratorEstrativ kontorist er også ofte ansvarlig for å opprettholde varelager av kontorrekvisita og forhandle om avtaler med leverandører.

Å lykkes i denne stillingen krever vanligvis gode organisatoriske og kommunikasjonsevner. Å støtte flere ledere og veiledere krever utmerkede tidsstyringsevner. Å holde alle fornøyde krever generelt diplomati og takt fra en administrativ kontorist.

Et videregående vitnemål eller tilsvarende er normalt nødvendig for denne stillingen, selv om en tilknyttet grad normalt foretrekkes. Noen selskaper krever en bachelorgrad i liberal kunst eller kommunikasjon. Noen ganger antas det at jo mer utdannet ansettelsesleder er, jo mer utdannet må den administrative kontorist være. Erfaring som sekretær eller kontorassistent er nyttig å bli vurdert for denne stillingen. Bakgrunn innen datamaskindrift og kontorstøtte anses som en eiendel.