Que fait un commis administratif?
Un commis administratif fournit un soutien aux superviseurs, aux gestionnaires et aux cadres. Il est généralement tenu de faire preuve de souplesse et de partager son temps, car les besoins de ces employés varient. Bien qu'il travaille habituellement dans un bureau, il peut également s'acquitter de ses responsabilités administratives dans un contexte de production, industriel ou de fabrication.
Ce qui distingue généralement un commis d’administration d’une secrétaire, c’est que son travail est normalement davantage axé sur le bon fonctionnement des opérations générales que sur la gestion des événements quotidiens. Il travaille aussi généralement pour plus d'une personne. Dans la plupart des environnements d’affaires, il exerce généralement son travail avec peu ou pas de supervision directe et quotidienne.
Les fonctions d'un commis administratif dépendent fortement de la nature de l'entreprise dans laquelle il travaille. En général, il est normalement censé planifier et mettre en œuvre des réunions, planifier les déplacements et les transports et assurer une communication optimale entre les départements. Si les personnes pour lesquelles il travaille sont tenues au courant des activités et des développements commerciaux, il est normalement considéré comme ayant réussi.
Le bon fonctionnement des choses nécessite généralement de bonnes compétences en informatique. Un employé administratif utilise fréquemment divers logiciels pour mettre à jour des calendriers de responsables, créer des feuilles de calcul et compiler des rapports. Ses compétences en ligne sont généralement nécessaires pour effectuer des recherches pour le compte de ses supérieurs et entretenir des communications par courrier électronique avec des partenaires commerciaux. Il peut également être amené à utiliser des programmes de traitement de texte pour rédiger et éditer de la correspondance et à utiliser un logiciel graphique pour créer des présentations visuelles.
Dans certaines grandes entreprises, un commis administratif peut souvent être nécessaire pour surveiller les niveaux de productivité dans différents départements et recommander des modifications pour améliorer l'efficacité. Ces suggestions peuvent inclure des changements de personnel, la mise à niveau ou le remplacement de machines ou d’équipements de bureau importants. Un commis administratif est également souvent responsable de la gestion des stocks de fournitures de bureau et de la négociation des contrats avec les fournisseurs.
Pour réussir à ce poste, il faut habituellement de grandes compétences en organisation et en communication. Soutenir plusieurs gestionnaires et superviseurs nécessite d'excellentes capacités de gestion du temps. Pour que tout le monde soit satisfait, il faut généralement de la diplomatie et du tact de la part d'un commis administratif.
Un diplôme d'études secondaires ou l'équivalent est normalement requis pour ce poste, bien qu'un diplôme d'associé soit normalement préféré. Certaines entreprises exigent un baccalauréat en arts libéraux ou en communication. On croit parfois que plus le cadre recruteur est instruit, plus le commis administratif doit être éduqué. Une expérience en tant que secrétaire ou assistante de bureau est utile pour être considéré pour ce poste. Expérience dans les opérations informatiques et le support de bureau est considéré comme un atout.