Hvad gør en administrativ kontorist?

En administrativ kontorist yder støtte til vejleder, ledere og ledere. Det kræves normalt, at han er fleksibel og deler sin tid, da disse medarbejders behov varierer. Selvom han ofte arbejder i et kontormiljø, kan han også udføre sit administrative ansvar i en produktions-, industri- eller fremstillingsmiljø.

Det, der typisk adskiller en administrativ kontorist fra en sekretær, er, at hans job normalt er mere fokuseret på at holde de generelle operationer kørende i stedet for at styre de daglige begivenheder. Han arbejder typisk for mere end én person. I de fleste erhvervsmæssige atmosfærer udfører han normalt sit job med ringe eller ingen direkte daglig tilsyn.

En administrativ kontors pligter er meget afhængige af arten af ​​den virksomhed, hvor han arbejder. Generelt forventes han normalt at planlægge og gennemføre møder, planlægge rejser og transport og sikre optimal kommunikation mellem afdelingerne. Hvis de mennesker, han arbejder for, holdes à jour med forretningsaktiviteter og udvikling, betragtes han normalt som succesrig.

At holde tingene kører problemfrit kræver typisk gode computerfærdigheder. En administrativ kontorist bruger ofte forskellige softwareprogrammer til at vedligeholde udøvende kalendere, oprette regneark og udarbejde rapporter. Hans online færdigheder kræves normalt for at udføre research på vegne af hans overordnede og vedligeholde e-mail-kommunikation med forretningsforbindelser. Det kan også være nødvendigt, at han bruger tekstbehandlingsprogrammer til at skrive og redigere korrespondance og bruge grafisk software til at skabe visuelle præsentationer.

I nogle større virksomheder kan en administrativ kontorist ofte være påkrævet for at overvåge produktivitetsniveauer i forskellige afdelinger og anbefale ændringer for at forbedre effektiviteten. Disse forslag kan omfatte personaleændringer eller opgradering eller udskiftning af store kontormaskiner eller -udstyr. En administrativ kontorist er også ofte ansvarlig for at opretholde varebeholdninger over kontorartikler og forhandle aftaler med leverandører.

For at få succes i denne position kræver det sædvanligvis store organisations- og kommunikationsevner. At støtte flere ledere og vejleder kræver fremragende evne til tidsstyring. At holde alle tilfredse kræver generelt diplomati og takt fra en administrativ kontorist.

Et gymnasiumseksamen eller tilsvarende kræves normalt til denne stilling, selvom en tilknyttet grad normalt foretrækkes. Nogle virksomheder kræver en bachelorgrad i liberal kunst eller kommunikation. Det antages undertiden, at jo mere uddannet den ansættende leder er, jo mere uddannet skal den administrative kontorist være. Erfaring som sekretær eller kontorassistent er nyttigt at overveje til denne stilling. Baggrund i computerdrift og kontorsupport betragtes som et aktiv.