Co robi urzędnik administracyjny?
Urzędnik administracyjny zapewnia wsparcie organom nadzoru, menedżerom i kierownictwu. Zazwyczaj wymaga się od niego elastyczności i dzielenia czasu, ponieważ potrzeby tych pracowników są różne. Chociaż zwykle pracuje w środowisku biurowym, może również wykonywać obowiązki administracyjne w środowisku produkcyjnym, przemysłowym lub produkcyjnym.
Tym, co zazwyczaj odróżnia urzędnika od sekretarza, jest to, że jego praca zwykle bardziej skupia się na utrzymaniu płynności ogólnych operacji niż na zarządzaniu codziennymi wydarzeniami. Zazwyczaj pracuje także dla więcej niż jednej osoby. W większości atmosfer biznesowych zazwyczaj wykonuje swoją pracę bez bezpośredniego lub codziennego nadzoru.
Obowiązki urzędnika administracyjnego są wysoce zależne od charakteru działalności, w której pracuje. Ogólnie oczekuje się, że zwykle planuje i realizuje spotkania, planuje podróż i transport oraz zapewnia optymalną komunikację między działami. Jeśli ludzie, dla których pracuje, są na bieżąco z działalnością i rozwojem firmy, zwykle uważa się ją za odnoszącą sukcesy.
Utrzymanie płynności działania zazwyczaj wymaga dobrych umiejętności obsługi komputera. Urzędnik administracyjny często używa różnych programów do zarządzania kalendarzami wykonawczymi, tworzenia arkuszy kalkulacyjnych i kompilowania raportów. Jego umiejętności online są zazwyczaj wymagane do prowadzenia badań w imieniu jego przełożonych i utrzymywania komunikacji e-mailowej z partnerami biznesowymi. Może być również wymagane użycie programów do edycji tekstu do pisania i edycji korespondencji oraz wykorzystywania oprogramowania graficznego do tworzenia prezentacji wizualnych.
W niektórych większych firmach może być często wymagany urzędnik administracyjny do monitorowania poziomów wydajności w różnych działach i zalecania zmian w celu poprawy wydajności. Sugestie te mogą obejmować zmiany personelu lub modernizację lub wymianę głównych maszyn i urządzeń biurowych. Urzędnik administracyjny jest również często odpowiedzialny za utrzymywanie zapasów materiałów biurowych i negocjowanie umów z dostawcami.
Sukces na tym stanowisku wymaga zwykle wielkich umiejętności organizacyjnych i komunikacyjnych. Wspieranie wielu menedżerów i przełożonych wymaga doskonałych umiejętności zarządzania czasem. Zadowolenie wszystkich na ogół wymaga dyplomacji i taktu ze strony urzędnika administracyjnego.
Na to stanowisko zwykle wymagany jest dyplom ukończenia szkoły średniej lub równoważny, choć zwykle stopień naukowy jest zwykle preferowany. Niektóre firmy wymagają licencjata w dziedzinie sztuk wyzwolonych lub komunikacji. Czasami uważa się, że im bardziej wykształcony jest kierownictwo zatrudniający, tym bardziej wykształcony musi być urzędnik administracyjny. Doświadczenie na stanowisku sekretarza lub asystenta biurowego jest pomocne w rozważeniu tego stanowiska. Doświadczenie w obsłudze komputera i obsłudze biurowej jest uważane za atut.