Was macht ein Verwaltungsangestellter?
Ein Verwaltungsangestellter unterstützt Vorgesetzte, Manager und Führungskräfte. Er muss in der Regel flexibel sein und seine Zeit aufteilen, da die Bedürfnisse dieser Mitarbeiter variieren. Obwohl er üblicherweise in einer Büroumgebung arbeitet, kann er seine Verwaltungsaufgaben auch in einer Produktions-, Industrie- oder Fertigungsumgebung wahrnehmen.
Typischerweise unterscheidet sich ein Verwaltungsangestellter von einem Sekretär dadurch, dass seine Arbeit in der Regel eher auf den reibungslosen Ablauf der allgemeinen Abläufe als auf die Verwaltung der täglichen Ereignisse ausgerichtet ist. Er arbeitet normalerweise auch für mehr als eine Person. In den meisten Geschäftsumgebungen übt er seine Arbeit in der Regel unter geringer oder keiner direkten täglichen Aufsicht aus.
Die Aufgaben eines Verwaltungsangestellten hängen in hohem Maße von der Art des Unternehmens ab, in dem er tätig ist. Im Allgemeinen wird von ihm erwartet, dass er Besprechungen plant und durchführt, Reisen und Transporte plant und eine optimale Kommunikation zwischen den Abteilungen sicherstellt. Wenn die Menschen, für die er arbeitet, über geschäftliche Aktivitäten und Entwicklungen auf dem Laufenden gehalten werden, gilt er normalerweise als erfolgreich.
Normalerweise sind gute Computerkenntnisse erforderlich, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Ein Verwaltungsangestellter verwendet häufig verschiedene Softwareprogramme, um Geschäftskalender zu verwalten, Kalkulationstabellen zu erstellen und Berichte zu erstellen. Seine Online-Kenntnisse sind im Allgemeinen erforderlich, um im Auftrag seiner Vorgesetzten Nachforschungen anzustellen und die E-Mail-Kommunikation mit Geschäftspartnern aufrechtzuerhalten. Er muss möglicherweise auch Textverarbeitungsprogramme verwenden, um Korrespondenz zu schreiben und zu bearbeiten, und Grafiksoftware verwenden, um visuelle Präsentationen zu erstellen.
In einigen größeren Unternehmen muss häufig ein Verwaltungsangestellter die Produktivität in verschiedenen Abteilungen überwachen und Änderungen empfehlen, um die Effizienz zu verbessern. Diese Vorschläge können Personaländerungen oder das Aufrüsten oder Ersetzen wichtiger Büromaschinen oder -geräte umfassen. Ein Verwaltungsangestellter ist häufig auch für die Vorratshaltung von Büromaterial und die Verhandlung von Geschäftsabschlüssen mit Anbietern verantwortlich.
Um in dieser Position erfolgreich zu sein, sind üblicherweise große organisatorische und kommunikative Fähigkeiten erforderlich. Die Unterstützung mehrerer Manager und Vorgesetzter erfordert hervorragende Zeitmanagementfähigkeiten. Um alle zufrieden zu stellen, ist in der Regel Diplomatie und Fingerspitzengefühl eines Verwaltungsangestellten erforderlich.
Für diese Position ist normalerweise ein Abitur oder ein gleichwertiges Zeugnis erforderlich, obwohl normalerweise ein Associate-Abschluss bevorzugt wird. Einige Unternehmen verlangen einen Bachelor-Abschluss in Geisteswissenschaften oder Kommunikation. Es wird manchmal geglaubt, dass der Verwaltungsangestellte umso besser ausgebildet sein muss, je besser der Personalchef ausgebildet ist. Die Erfahrung als Sekretärin oder Büroassistentin ist hilfreich, um für diese Position berücksichtigt zu werden. Hintergrundinformationen zum Computerbetrieb und zur Bürounterstützung werden als Aktivposten angesehen.