Hva er en mailroom kontorist?
En mailroom kontorist er vanligvis den ansvarlige for et selskaps innkommende og utgående post. Hun jobber vanligvis i et rom som er dedikert til mottak av brev og pakker og klargjøring av post for forsendelse av det lokale postkontoret eller en uavhengig frakttjeneste. En postlokale kontorist kan være hos et privat firma, myndighetsorgan, ideell gruppe eller militær operasjon.
Når post blir levert til et stort selskap, går den normalt til en sentralstasjon eller utpekt rom. Postrådmannen deler vanligvis posten etter avdeling og deler den deretter videre av personene som jobber i hver avdeling. Hun legger vanligvis de sorterte varene på en postvogn og følger en foreskrevet rute for å distribuere posten i hele selskapet. Hvis plass og tid tillater det, kan postrådgiveren hente utgående brev og små pakker langs ruten hennes og levere ikke-postnotater og -meldinger også mellom avdelingene.
Hvis et selskap sender pakker som en del av sin virksomhet, er postromens kontorist ofte ansvar for å klargjøre forsendelser. Det kreves at hun vanligvis er kunnskapsrik om fraktpriser og praksis for flere forskjellige postvidereselskaper, slik at hun kan velge den raskeste og mest kostnadseffektive metoden for å sende forskjellige typer post. Hvis spesiell håndtering eller instrukser gjelder for visse forsendelser, forventes det at postromens ekspeditøren følger de pålagte retningslinjene.
Datamaskingenererte fraktdokumenter brukes ofte av selskaper. Selskapene oppretter ofte en online konto med forskjellige avsendere som fakturerer selskapet for sine tjenester, fraktetiketter og rekvisita regelmessig. Det er ofte nødvendig med en kontorist for å bestille rekvisita og vedlikeholde portokontoer på passende nivåer.
Noen selskaper kan kreve at kontorist skal bruke et bredt spekter av postverktøy og maskiner. Disse inkluderer ofte portometre, skalaer, sorterings- og merkemaskiner, elektriske konvoluttåpnere, tetningsapparater og brett-og-sett-utstyr. Hvis et firma sender regelmessig store pakker, kan taping eller stiftemaskiner brukes til forsegling av esker og pakker.
En mailroom kontorist er vanligvis pålagt å ha gode organisatoriske ferdigheter for å effektivt utføre jobben sin. Hun forventes vanligvis å være i god fysisk tilstand for å løfte og transportere tunge pakker. God datamaskinegenskaper er vanligvis nødvendig for å lage forsendelsesdokumenter og vedlikeholde relaterte filer og poster.
For å få en jobb som kontorist i et postrom krever vanligvis et videregående vitnemål eller tilsvarende. Erfaring på kontor- eller forsendelsesmiljø foretrekkes vanligvis for disse jobbsøkerne. Et betydelig antall postromkontorer ser på stillingen som en springbrett til høyere betalende stillinger i et selskap.