Hvad er en mailroom-kontorist?
En mailroom-kontorist er ofte den person, der er ansvarlig for en virksomheds indgående og udgående post. Hun arbejder typisk i et rum dedikeret til modtagelse af breve og pakker og klargøring af post til forsendelse af det lokale postkontor eller en uafhængig forsendelsesservice. En mailroom-kontoristjob kan være hos et privat firma, regeringsagentur, non-profit gruppe eller militær operation.
Når post leveres til et stort firma, går det normalt til en central station eller et udpeget lokale. Postlokalkontoret deler typisk posten efter afdeling og fordeler den derefter yderligere af de mennesker, der arbejder i hver afdeling. Hun indlæser sædvanligvis de sorterede genstande på en postkurv og følger en foreskrevet rute for at distribuere posten i hele virksomheden. Hvis plads og tid tillader det, kan postrumskontoret hente udgående breve og små pakker langs hendes rute og levere også ikke-mail memoer og meddelelser blandt afdelinger.
Hvis et firma afsender pakker som en del af sin forretning, er postrumskontoret ofte ansvarlig for at forberede forsendelser. Det kræves normalt, at hun har kendskab til forsendelsespriser og praksis for flere forskellige postvidereselskaber, så hun kan vælge den hurtigste og mest omkostningseffektive metode til at sende forskellige typer mail. Hvis der gælder speciel håndtering eller instruktioner på visse forsendelser, forventes det at postrumskontoret følger de pålagte retningslinjer.
Computergenererede forsendelsesdokumenter bruges ofte af virksomheder. Virksomhederne opretter ofte en online-konto med forskellige afsendere, der fakturerer virksomheden for deres tjenester, forsendelsesetiketter og forsyninger regelmæssigt. En mailroom-kontorist kræves ofte for at bestille forsyninger og vedligeholde portokonti på passende niveauer.
Nogle virksomheder kræver muligvis, at ekspedienten betjener en lang række postværktøjer og maskiner. Disse inkluderer almindeligvis portomålere, skalaer, sorterings- og etiketteringsmaskiner, elektriske kuvertåbnere, tættere og fold-and-insert-udstyr. Hvis et firma regelmæssigt sender store pakker, kan tapemaskiner eller hæftemaskiner bruges til forsegling af kasser og pakker.
En mailroom-kontorist kræves normalt at have gode organisatoriske evner for effektivt at udføre sit job. Hun forventes typisk at være i god fysisk stand til at løfte og transportere tunge pakker. God computeregenskab er generelt nødvendigt for at oprette forsendelsesdokumenter og vedligeholde relaterede filer og poster.
For at få et job som kontorist i et postlokale kræves det normalt et gymnasiumseksamen eller tilsvarende. Erfaring på et kontor- eller forsendelsesmiljø foretrækkes generelt for disse jobansøgere. Et betydeligt antal postrumskontorer betragter positionen som et springbræt til højere betalende positioner i en virksomhed.