Vad är en postrumskontor?
En postrumskontor är vanligtvis den person som ansvarar för ett företags inkommande och utgående post. Hon arbetar vanligtvis i ett rum som är dedikerat till mottagande av brev och paket och förberedelse av post för frakt av det lokala postkontoret eller en oberoende frakttjänst. Ett postrums kontorist jobb kan vara hos ett privat företag, myndighet, ideell grupp eller militär operation.
När post levereras till ett stort företag går den normalt till en centraliserad station eller ett särskilt rum. Postrummet kontorist delar vanligtvis posten per avdelning och sedan bryter det ytterligare av de människor som arbetar i varje avdelning. Hon läser vanligtvis de sorterade artiklarna på en postvagn och följer en föreskriven rutt för att distribuera posten i hela företaget. Om utrymme och tid tillåter det, kan postrummet kontorist hämta utgående brev och små paket längs hennes rutt och leverera icke-e-postmeddelanden och meddelanden också mellan avdelningarna.
Om ett företag skickar paket som en del av sin verksamhet, ansvarar postrummet ofta för att förbereda transporter. Det krävs vanligtvis att hon har kunskap om fraktsatser och praxis hos flera olika e-postföretag, så att hon kan välja den snabbaste och mest kostnadseffektiva metoden att skicka olika typer av post. Om särskild hantering eller instruktioner gäller för vissa transporter, förväntas postrummet kontorist att följa de införda riktlinjerna.
Datorgenererade fraktdokument används ofta av företag. Företagen skapar ofta ett onlinekonto med olika avsändare som fakturerar företaget för sina tjänster, fraktetiketter och leveranser regelbundet. En postrumskontor krävs vanligtvis för att beställa leveranser och underhålla portokonton på lämpliga nivåer.
Vissa företag kan kräva att kontoristen använder ett brett utbud av postverktyg och maskiner. Dessa inkluderar vanligtvis portmätare, skalor, sorterings- och märkningsmaskiner, elektriska kuvertöppnare, tätare och fällnings- och infogningsutrustning. Om ett företag skickar stora paket regelbundet kan tejp- eller häftmaskiner användas för att försegla lådor och paket.
En postrumskontor krävs vanligtvis ha god organisationsförmåga för att effektivt utföra sitt jobb. Hon förväntas vanligtvis vara i gott fysiskt skick för att lyfta och transportera tunga paket. Generellt krävs god datoregenskaper för att skapa leveransdokument och underhålla relaterade filer och poster.
För att få ett jobb som kontorist i ett postrum krävs vanligtvis ett gymnasieexamen eller motsvarande. Erfarenhet i kontors- eller fraktmiljö föredras generellt för dessa jobbansökare. Ett betydande antal postrumskontor ser positionen som ett steg för högre betalande positioner inom ett företag.