Hva er en ordenskontor?
En ordrekontor behandler kundeordrer. Han eller hun kan jobbe i en butikk eller engroslager. Et videregående vitnemål eller tilsvarende, pluss god kundeservice og matematikkferdigheter er vanligvis nødvendig for å jobbe som ordrer. Bestillingsansvarlige må vanligvis forstå dataark regnearksprogrammer og arbeide med forskjellige typer prosesseringsprogramvare.
Kundenes bestillinger kan mottas av kontorist via telefon, datamaskin eller post. Alternativt kan en veileder dele ut ordrene til ordrekontoret for behandling. Bestill funksjonærer eller veiledere sjekk først kontoen til personen eller firmaet som bestiller for å forsikre deg om at det ikke er noen utestående regninger, og kredittgodkjenning ble autorisert.
Kontroll av lister over tilgjengelig lager gjøres rutinemessig av bestillingsansatte. Hvis ordrekontoret ikke kan fylle alt på en kundes ordre på grunn av at noe er utsolgt, må selskapets policy i den situasjonen følges. I noen selskaper må kontorist varsle kunden, mens i andre, bestiller kontorister legge til en høflig merknad som ber om unnskyldning for at varen er utsolgt og gi råd til en restordre. En restordre er en bransjebegrep for å levere en kundes utsolgt bestilling på et senere tidspunkt. Hvis for mange kundekjøpsordrer krever restordre, regnes lagerbehandlingen som dårlig, og kundeservice lider ofte.
Kontroll av priser er et annet ansvar for de fleste bestillingsansatte. Kontorist må være sikker på at hver kundes faktura inneholder nøyaktige priser, siden noen kunder kan ha spesielle rabatter for å kjøpe i bulk. En faktura er et firmadokument som viser prisene og mengden kjøpte produkter. Det inkluderer skatter så vel som frakt eller andre avgifter. Med mindre et selskap er lite, sender ordrekontoret vanligvis fakturaene til en faktureringskontor; i mindre selskaper kan bestillingsansvarlige behandle hver faktura ved hjelp av et datasystem.
Håndtering av kundeklager og oppfølging av ordrer er nødvendige oppgaver for en ordrer. Av denne grunn må ordrefunksjonærer ha kundeserviceferdigheter. De må løse problemer rolig og effektivt som manglende forsendelser, unøyaktige priser eller at kunden får feil vare. En ordrekontrolljobb kan bli hektisk, ettersom han eller hun kanskje må løse flere kundeproblemer i løpet av en typisk arbeidsdag.
Bestillingsfunksjonærer fungerer i de fleste bransjer. Deres lønn varierer mye avhengig av deres plikter og mange års erfaring. Noen ordrekonserner blir forfremmet til lagersjefer eller tekniske eksperter i deres bransje. For det meste jobber en ordenskontor ordinær arbeidstid og mottar fordeler som medisinsk forsikring, pensjonsordning og feriepenger.