Hva er en kostnadsoverskridelse?

Kostnadsoverskridelse refererer til en situasjon der et prosjekt påløper utgifter utover forventede kostnader som er skissert i budsjettet for prosjektet. Når det skjer en kostnadsoverskridelse, betyr dette at teamet som jobber med et prosjekt har brukt alle pengene som er budsjettert for prosjektet. Et prosjekt som har nådd kostnadsoverskridelse krever penger utover det opprinnelige budsjettet for å fullføre arbeidet. Kostnadsoverskridelser kan skje av forskjellige årsaker, men de kan vanligvis unngås med nøye budsjettutforming og prosjektutgiftsplanlegging.

Når et prosjekt går over budsjett, kan det koste en organisasjon mer enn ekstra penger. Kostnadsoverskridelser i et prosjekt kan føre til forsinkelser mens prosjektlederen finner mer penger for prosjektet. I verste fall kan en kostnadsoverskridelse få et prosjekt til å stoppe hvis det ikke er penger tilgjengelig for å utgjøre forskjellen og finansiere gjennomføringen av prosjektet.

Årsakene til en kostnadsoverskridelse kan omfatte dårlig organisering, manglende informasjon eller kundekrav utover det som var planlagt for et prosjekt. Dårlig organisering kan komme av dårlig prosjektplanlegging eller mangel på erfaring med å planlegge den type prosjekt som er tilgjengelig. Mangel på nøyaktig informasjon om prosjektet kan også påvirke nøyaktigheten til budsjettframskrivninger. Hvis en prosjektleder ikke har informasjon hun trenger for å planlegge et prosjekt, kan budsjettering bestemmes ut fra uriktige tall hentet fra dårlig informasjon. Pålitelig informasjon kan forårsake ekstra kostnader som gjør at et budsjett faller under hva som skal til for å fullføre et prosjekt.

Ofte kan en kostnadsoverskridelse skje når en klient ber om arbeid som ikke opprinnelig var planlagt i et prosjekt. Et godt eksempel på dette kan være en huseier som stiller flere ekstra forespørsler fra en entreprenør uten å justere budsjettet for byggeprosjektet. Siden ekstra materialer og arbeidskraft koster penger, legger eventuelle ekstra forespørsler ekstra kostnader til bekostning av et prosjekt. Disse ekstra kostnadene kan føre til at en entreprenør går over budsjettet hvis kostnadene for tilleggsforespørsler ikke legges til det opprinnelige prosjekterte budsjettet.

Noen ganger skjer kostnadsoverskridelser ved en tilfeldighet. Trafikk, ulykker og naturkatastrofer kan skape skader og forsinkelser som gir kostnadene for et budsjettert prosjekt. Den beste måten å unngå arbeidsforsinkelser som følge av budsjettoverskridelse er å sette av nødmidler til et prosjekt i tilfelle uventede hindringer får et prosjekt til å overskride budsjettet.