Co to jest przekroczenie kosztów?
Przekroczenie kosztów odnosi się do sytuacji, w której projekt ponosi wydatki przekraczające przewidywane koszty określone w budżecie projektu. Kiedy dochodzi do przekroczenia kosztów, oznacza to, że zespół pracujący nad projektem wydał wszystkie środki budżetowe na projekt. Projekt, który osiągnął przekroczenie kosztów, wymaga pieniędzy przekraczających pierwotny budżet na ukończenie pracy. Przekroczenia kosztów mogą się zdarzyć z różnych powodów, ale zwykle można ich uniknąć dzięki starannemu projektowaniu budżetu i planowaniu wydatków projektu.
Gdy projekt przekroczy budżet, może kosztować organizację więcej niż dodatkowe pieniądze. Przekroczenia kosztów w projekcie mogą powodować opóźnienia, podczas gdy kierownik projektu znajduje więcej pieniędzy na projekt. W najgorszym przypadku przekroczenie kosztów może całkowicie zatrzymać projekt, jeśli nie będzie dostępnych środków na wyrównanie różnicy i sfinansowanie ukończenia projektu.
Przyczyny przekroczenia kosztów mogą obejmować słabą organizację, brak informacji lub wymagania klientów przekraczające to, co zaplanowano dla projektu. Słaba organizacja może wynikać z niewłaściwego planowania projektu lub braku doświadczenia w planowaniu rodzaju danego projektu. Brak dokładnych informacji o projekcie może również wpłynąć na dokładność prognoz budżetowych. Jeśli kierownik projektu nie ma informacji, których potrzebuje do zaplanowania projektu, budżetowanie można ustalić na podstawie nieprawidłowych liczb uzyskanych na podstawie złych informacji. Niewiarygodne informacje mogą powodować dodatkowe koszty, które powodują, że budżet nie jest wystarczający do ukończenia projektu.
Często przekroczenie kosztów może wystąpić, gdy klient prosi o pracę, która nie była pierwotnie planowana w projekcie. Dobrym przykładem tego może być właściciel domu, który składa wiele dodatkowych wniosków kontrahenta bez korekty budżetu projektu budowlanego. Ponieważ dodatkowe materiały i robocizna kosztują pieniądze, wszelkie dodatkowe wnioski zwiększają koszty projektu o dodatkowe koszty. Te dodatkowe koszty mogą spowodować przekroczenie budżetu przez wykonawcę, jeśli koszty dodatkowych wniosków nie zostaną dodane do pierwotnego prognozowanego budżetu.
Czasami przekroczenie kosztów następuje przez przypadek. Ruch drogowy, wypadki i klęski żywiołowe mogą powodować szkody i opóźnienia, które zwiększają koszty projektu objętego budżetem. Najlepszym sposobem na uniknięcie opóźnień w pracy w wyniku przekroczenia budżetu jest zarezerwowanie funduszy nadzwyczajnych na projekt na wypadek, gdyby niespodziewane przeszkody spowodowały przekroczenie budżetu przez projekt.