Vad är en kostnadsöverskridning?
Kostnadsöverskridande avser en situation där ett projekt åläggs utgifter som överstiger de förväntade kostnaderna som anges i projektets budget. När ett kostnadsöverskridande inträffar, betyder det att teamet som arbetar med ett projekt har använt alla pengar som är budgeterade för projektet. Ett projekt som har uppnått kostnadsöverskridande kräver pengar utöver den ursprungliga budgeten för att slutföra arbetet. Kostnadsöverskridningar kan hända av olika skäl, men de kan vanligtvis undvikas med noggrann budgetdesign och planering av projektutgifter.
När ett projekt går över budgeten kan det kosta en organisation mer än extra pengar. Kostnadsöverskridningar i ett projekt kan orsaka förseningar medan projektledaren hittar mer pengar för projektet. I värsta fall kan en kostnadsöverskridande få ett projekt till ett fullständigt stopp om det inte finns några pengar tillgängliga för att göra skillnaden och finansiera projektets slutförande.
Skäl till kostnadsöverskridande kan omfatta dålig organisation, brist på information eller kundkrav utöver vad som var planerat för ett projekt. Dålig organisation kan komma från dålig projektplanering eller brist på erfarenhet att planera vilken typ av projekt som finns. Brist på korrekt information om projektet kan också påverka riktigheten för budgetprognoserna. Om en projektledare inte har information som hon behöver för att planera ett projekt kan budgetering bestämmas utifrån felaktiga nummer härledda från dålig information. Otillförlitlig information kan orsaka extra kostnader som gör att en budget faller under vad som krävs för att slutföra ett projekt.
Ofta kan en kostnadsöverskridning ske när en klient ber om arbete som inte ursprungligen planerades i ett projekt. Ett bra exempel på detta kan vara en husägare som gör flera extra förfrågningar från en entreprenör utan att justera budgeten för byggprojektet. Eftersom extra material och arbetskraft kostar pengar, lägger eventuella extra förfrågningar till ytterligare kostnader för kostnaden för ett projekt. Dessa extra kostnader kan få en entreprenör att gå över budgeten om kostnaderna för ytterligare förfrågningar inte läggs till den ursprungliga beräknade budgeten.
Ibland sker kostnadsöverskridanden av en slump. Trafik, olyckor och naturkatastrofer kan skapa skador och förseningar som bidrar till kostnaden för ett budgeterat projekt. Det bästa sättet att undvika förseningar i arbetet till följd av budgetöverskridande är att avsätta nödfonder för ett projekt i händelse av att oväntade hinder orsakar att ett projekt överskrider sin budget.