Hvad er en omkostningsoverskridelse?
Omkostningsoverskridelse refererer til en situation, hvor et projekt afholder udgifter, der overstiger de forventede omkostninger, der er skitseret i projektets budget. Når der sker en omkostningsoverskridelse, betyder det, at teamet, der arbejder på et projekt, har brugt alle penge, der er budgetteret til projektet. Et projekt, der har nået omkostningsoverskridelse, kræver penge, der overstiger det oprindelige budget for at færdiggøre arbejdet. Omkostningsoverskridelser kan ske af forskellige årsager, men de kan normalt undgås med omhyggelig budgetdesign og projektudgiftsplanlægning.
Når et projekt går over budgettet, kan det koste en organisation mere end ekstra penge. Omkostningsoverskridelser i et projekt kan medføre forsinkelser, mens projektlederen finder flere penge til projektet. I værste fald kan en omkostningsoverskridelse bringe et projekt til et fuldstændigt stop, hvis der ikke er penge til rådighed til at udgøre forskellen og finansiere færdiggørelsen af projektet.
Årsager til en omkostningsoverskridelse kan omfatte dårlig organisering, manglende information eller klientkrav ud over, hvad der var planlagt til et projekt. Dårlig organisering kan komme fra dårlig projektplanlægning eller mangel på erfaring med planlægning af den type projekt, der er til rådighed. Mangel på nøjagtige oplysninger om projektet kan også påvirke nøjagtigheden af budgetfremskrivninger. Hvis en projektleder ikke har de oplysninger, hun har brug for for at planlægge et projekt, kan budgettering bestemmes ud fra forkerte tal, der stammer fra dårlige oplysninger. Pålidelige oplysninger kan medføre ekstra omkostninger, der får et budget til at komme under det, der er nødvendigt for at gennemføre et projekt.
Ofte kan en omkostningsoverskridelse ske, når en klient beder om arbejde, der ikke oprindeligt var planlagt til et projekt. Et godt eksempel på dette kan være en boligejer, der fremsætter flere ekstra anmodninger fra en entreprenør uden at justere budgettet for byggeprojektet. Da ekstra materialer og arbejdskraft koster penge, tilføjer eventuelle ekstra anmodninger ekstra omkostninger til udgifterne til et projekt. Disse ekstra omkostninger kan få en entreprenør til at gå over budgettet, hvis omkostningerne ved yderligere anmodninger ikke tilføjes til det oprindelige forventede budget.
Nogle gange sker omkostningsoverskridelser tilfældigt. Trafik, ulykker og naturkatastrofer kan skabe skader og forsinkelser, der øger omkostningerne ved et budgetteret projekt. Den bedste måde at undgå arbejdsforsinkelser som følge af budgetoverskridelse er at afsætte nødhjælpsmidler til et projekt, i tilfælde af at uventede hindringer får et projekt til at overstige sit budget.