Hva er en fondsadministrasjon?

Også kjent som fondsforvaltning, er "fondsadministrasjon" et begrep som brukes for å beskrive de forskjellige aktivitetene som er forbundet med å forvalte eiendelene i en slags kollektiv investeringsordning. Det aktuelle fondet kan være en slags verdipapirfond, et hedgefond, pensjonsfond eller til og med en aksjefond. Avhengig av størrelsen og kompleksiteten til fondet, kan en enkelt administrator eller leder kontrollere og utføre alle disse aktivitetene, eller bli assistert av en stab.

Det nøyaktige omfanget av ansvar som går inn i fondsadministrasjon vil variere, basert på detaljene for hvordan fondet er organisert, det underliggende formålet med fondet og bestemmelsene som administratoren må følge i den daglige forvaltningsprosessen. En vanlig tråd i de fleste eksempler på fondsforvaltning har å gjøre med å sørge for at eiendelene som er kjøpt og inneholdt av fondet gir avkastning som er innenfor akseptable områder. Samtidig er administratoren ansvarlig for å sørge for at utbetalinger fra fondet foretas i samsvar med gjeldende lover og stiftelsesdokumenter som etablerte ordningen for kollektiv investering.

Mye av prosessen med fondsadministrasjon har å gjøre med å utføre spesifikke oppgaver på daglig, ukentlig eller månedlig basis. For eksempel blir fondets regnskapsføringer vanligvis avstemt med daglige rapporter om fondets beholdning, sammen med en månedlig avstemming med meglererklæringen som utstedes hver tredje dag. Som en del av denne avstemmingen innebærer administrasjonsprosessen å gjøre opp alle handler som blir utført i løpet av arbeidsdagen, og også dokumentere eventuelt utbytte eller interesser som blir mottatt. Beregning og planlegging av utbytte eller renteutbetalinger til investorer kan finansieres hver uke, to eller hver måned eller hver måned.

Fondets administrasjon innebærer også å utarbeide dokumenter på slutten av året som gir en nøyaktig vurdering av både inntekter og utgifter tilknyttet fondet fra begynnelsen til slutten av perioden. Mange fond er strukturert for å kreve at disse rapportene blir fullført innen en gitt dato, og gjort tilgjengelig for både fondsmedlemmer og for de aktuelle skattebyråene. Når de årlige årssluttrapportene er fullført, vil fondsforvaltere føre tilsyn med utarbeidelsen av selvangivelsesskjemaer for lokale, statlige og føderale etater.

I tilfelle at et fond må oppløses av en eller annen grunn, vil prosessen med fondsadministrasjon innebære å lukke regnskapsmateriell, avregne gjeld som fondet skylder og betale endelige utbetalinger til investorer. Denne prosessen må fullføres i samsvar med lover og forskrifter som er satt i verk av offentlige etater som fører tilsyn med investeringstransaksjoner i nasjonen der fondet er etablert. Avhengig av lokale lover og strukturen til fondet, kan prosessen bare ta noen uker, eller kreve et år eller mer for å fullføre oppløsningen.