Hva er aktivitetsbasert budsjettering?

Aktivitetsbasert budsjettering er en tilnærming til budsjetteringsprosessen som fokuserer på å identifisere kostnadene ved aktiviteter som foregår i alle områder av en virksomhet eller organisasjon, og bestemme hvordan disse aktivitetene forholder seg til hverandre. Dataene om disse aktivitetene og hvordan de forholder seg til hverandre brukes til å etablere mål som lar organisasjonen komme videre. Ved å forstå forholdet mellom alle aktiviteter i organisasjonen er det ofte mulig å lage realistiske budsjetter for hver avdeling som er mer rettferdig og i selskapets beste på lang sikt.

Konseptet med aktivitetsbasert budsjettering er forskjellig fra prosessen som kalles kostnadsbasert budsjettering. Ofte er den kostnadsbaserte tilnærmingen avhengig av å vurdere de faktiske utgiftene som er forbundet med en tidligere budsjettperiode, og bare justere disse beløpene basert på gjeldende inflasjonsrate, eller for å redegjøre for endringer i inntektsbeløpet. Derimot er aktivitetsbasert budsjettering mer opptatt av hva som gjøres i organisasjonen, hvordan disse handlingene eller aktivitetene fungerer sammen, og deretter fordeler midler til hver aktivitet basert på hvor mye det vil koste å fullføre disse aktivitetene.

Tilhengere av aktivitetsbasert budsjettering ser denne tilnærmingen som mer realistisk, siden den innebærer å se innover på aktiviteter og kostnader i stedet for å basere budsjettet på innflytelse utad. Fra dette perspektivet forstås denne strategien for å lage økonomiske prognoser som er mer nøyaktige, og dermed får organisasjonen til å utnytte ressursene sine mest mulig effektivt. Som en bonus betyr analysen av hver aktivitet og dens bidrag til den fortsatte suksessen for organisasjonen at aktiviteter som ikke ser ut til å forholde seg til andre aktiviteter i organisasjonsstrukturen, faktisk kan være unødvendige og kan elimineres uten å ha en negativ retning effekt på den samlede operasjonen.

De som foretrekker en kostnadsbasert tilnærming i forhold til bruk av aktivitetsbasert budsjettering, bemerker at denne tilnærmingen ikke nødvendigvis åpner for muligheten for hendelser som en økning i kostnadene for råvarer eller behovet for å erstatte utdatert utstyr. I henhold til denne tankegangen, utgjør det indre fokuset på den aktivitetsbaserte metoden bare deler av dataene som trengs for å utvikle et brukbart budsjett. Først når denne innvendige analysen er kombinert med vurdering av faktorer utenfor som kan utøve en viss grad av innflytelse i den kommende budsjettperioden, kan organisasjonen håpe å utarbeide et budsjett som virkelig er praktisk og sannsynlig å dekke organisasjonens behov i løpet av kommende periode.