Hva er fordelene administrasjon?

Administrasjon av fordeler innebærer opprettelse og styring av ansatteytelser, samt å gi et middel for å bli opplært til å forstå hvordan fordelene fungerer, og hvilke typer standarder ansatte må oppfylle for å kvalifisere for fordelene. Ofte skjer fordelsadministrasjon i personalavdelingen i et større selskap, selv om mindre selskaper kan utpeke funksjonen til fordeladministrasjon til andre områder eller enkeltpersoner. Her er litt bakgrunn på hva en effektiv administrator gjør på daglig basis.

Mye av administrasjonsarbeidet er viet til å koordinere en fordelsplan som for tiden er på plass. Administrasjon av fordeler innebærer å bruke mye av dagen på å sørge for at fordelsplanene går jevnt. Dette vil ofte omfatte gjennomgang av opphopning av personlige dager, feriedager og sykedager. Administratoren vil sørge for at prosessen for å legge til fridager til en ansattes konto blir gjort i henhold til selskapets definerte prosess. I tillegg vil administratoren samarbeide med lønnsavdelingen for å sikre at den ansatte blir betalt for eventuelle godkjente dager som er tatt, og at disse dagene blir trukket fra den aktuelle ressursen.

Dernest innebærer fordeladministrasjon ofte å føre tilsyn med helseforsikringsdekningen for kvalifiserte ansatte. Dette betyr å sørge for at betalinger skjer til forsikringsleverandøren på rett tid, samt at alle kvalifiserte ansatte som ønsker å bli inkludert i gruppedekningen blir behandlet på riktig måte. Administratoren vil også være ansvarlig for å implementere en ytelsesplan for nyansatte som fullfører prøvetiden som mange bedrifter krever før de er kvalifisert til å opparbeide betalt permisjon og helsedekning.

Når ansatteytelsesprogrammet inkluderer et investerings- eller pensjonsprogram, vil også personalet til fordelene administrere overvåken den daglige funksjonen til disse programmene. Dette kan innebære å sørge for at lønnsfradrag er på plass for å bidra til å finansiere eventuelle bidrag som er utført av arbeidstakeren, i tillegg til å sikre at samsvarende midler som er lovet av arbeidsgiveren blir brukt rettidig. Dette plasserer administratoren i direkte kontakt med finansansvarlige i selskapet, som vil samarbeide med administrasjonsteamet til beste for alle ansatte i selskapet, både timebasert og lønnet.

En del av fordelene administrasjon innebærer også samhandling med den ansatte. Når som helst skal en ansatt kunne møte et administrator og få den nyeste informasjonen om statusen til fordelene hans. Fra dette perspektivet er administratoren et kommunikasjonsmiddel mellom selskapet og den ansatte. Dette kan oppstå ved å la de ansatte komme med henvendelser når de ønsker det, samt proaktivt gi periodiske oppdateringer til hver enkelt ansatt om statusen til fordelene deres.

Det er viktig å erkjenne at administrasjon av fordeler er involvert i ikke bare å sørge for den ansattes velferd, men også selskapets velvære. For dette formål betyr effektiv fordelsadministrasjon å utvikle fordelsprogrammer som er bra for den ansatte, men ikke legger unødig press på selskapet for å oppfylle disse fordelene. Av denne grunn ser administratorer ofte på nye muligheter for fordeler, og prøver å finne programmer som vil gi minst like mye for ansatte, samtidig som kostnadene for arbeidsgivere blir så lave som mulig.