Co to jest administracja świadczeń?
Administracja świadczeniami obejmuje tworzenie i zarządzanie świadczeniami pracowniczymi, a także zapewnienie pracownikom przeszkolenia w zrozumieniu zasad działania świadczeń i jakie rodzaje standardów muszą spełnić pracownicy, aby uzyskać świadczenia. Często zarządzanie świadczeniami odbywa się w dziale zasobów ludzkich większej firmy, chociaż mniejsze firmy mogą wyznaczyć funkcję zarządzania świadczeniami innym obszarom lub osobom. Oto podstawowe informacje na temat tego, co robi skuteczny administrator na co dzień.
Znaczna część pracy administratora poświęcona jest koordynowaniu obecnie obowiązującego planu świadczeń. Administrowanie świadczeniami polega na spędzaniu dużej części dnia na upewnieniu się, że plany świadczeń działają sprawnie. Często obejmuje to przegląd kumulacji dni osobistych, dni urlopu i dni choroby. Administrator dopilnuje, aby proces dodawania dni wolnych do konta pracownika przebiegał zgodnie z procesem zdefiniowanym przez firmę. Ponadto administrator będzie współpracował z działem płac, aby upewnić się, że pracownik otrzyma wynagrodzenie za wszystkie zatwierdzone dni, które zostały pobrane, oraz że dni te zostaną odjęte od odpowiedniego zasobu.
Następnie administracja świadczeniami często obejmuje nadzorowanie ubezpieczenia zdrowotnego wykwalifikowanych pracowników. Oznacza to upewnienie się, że płatności są wypłacane ubezpieczycielowi w odpowiednim czasie, a także zapewnienie, że każdy wykwalifikowany pracownik, który chce zostać objęty ubezpieczeniem grupowym, jest przetwarzany prawidłowo. Administrator będzie również odpowiedzialny za wdrożenie planu świadczeń dla nowych pracowników, którzy ukończą okres próbny wymagany przez wiele firm przed zakwalifikowaniem się do uzyskania płatnego urlopu i ochrony zdrowia.
Gdy program świadczeń pracowniczych obejmuje program inwestycyjny lub emerytalny, pracownicy administracji świadczeń będą również nadzorować codzienne funkcjonowanie tych programów. Może to obejmować upewnienie się, że potrącenia z listy płac są dostępne, aby pomóc sfinansować wszelkie składki wprowadzone przez pracownika, a także dopilnować, aby wszelkie dopasowane fundusze obiecane przez pracodawcę były stosowane w odpowiednim czasie. Dzięki temu administrator ma bezpośredni kontakt z urzędnikami finansowymi firmy, którzy będą współpracować z zespołem administracyjnym dla dobra wszystkich pracowników firmy, zarówno na godziny, jak i na wynagrodzeniach.
Część administracji świadczeń obejmuje również interakcję z pracownikiem. W dowolnym momencie pracownik powinien móc spotkać się z administratorem i uzyskać najnowsze informacje na temat statusu swoich świadczeń. Z tej perspektywy administrator jest środkiem komunikacji między firmą a pracownikiem. Może się to zdarzyć, umożliwiając pracownikom zapytania w dowolnym momencie, a także proaktywnie okresowo informując każdego pracownika o statusie jego świadczeń.
Ważne jest, aby pamiętać, że administracja świadczeniami jest zaangażowana nie tylko w dbałość o dobro pracownika, ale także o dobre samopoczucie firmy. W tym celu efektywna administracja świadczeniami oznacza opracowanie programów świadczeń, które są dobre dla pracownika, ale nie wywierają nadmiernej presji na firmę, aby wypełniała te zobowiązania. Z tego powodu administratorzy często szukają nowych opcji świadczeń, próbując znaleźć programy, które zapewnią co najmniej tyle samo dla pracowników, jednocześnie utrzymując koszty dla pracodawców na jak najniższym poziomie.