Hvad er administration af fordele?
Administration af fordele involverer oprettelse og styring af medarbejderfordele samt at give et middel til at træne medarbejdere til at forstå, hvordan fordelene fungerer, og hvilke typer standarder medarbejderne skal opfylde for at kvalificere sig til fordelene. Ofte forekommer administration af fordele inden for Human Resources-afdelingen i et større selskab, selvom mindre virksomheder muligvis udpeger funktionen til fordel for administration til andre områder eller enkeltpersoner. Her er lidt baggrund for, hvad en effektiv administrator gør dagligt.
Meget af administratorens arbejde er afsat til koordinering af en fordelingsplan, der i øjeblikket er på plads. Administration af fordele involverer at bruge en masse af dagen for at sikre, at fordelene planer kører problemfrit. Dette vil ofte omfatte gennemgang af akkumulering af personlige dage, feriedage og sygedage. Administratoren vil sørge for, at processen til tilføjelse af fridage til en medarbejders konto sker i henhold til virksomhedens definerede proces. Derudover vil administratoren arbejde med lønningsafdelingen for at sikre sig, at medarbejderen bliver betalt for godkendte dage taget, og at disse dage trækkes fra den relevante ressource.
Dernæst involverer ydelsesadministration ofte tilsyn med sundhedsforsikringsdækningen for kvalificerede medarbejdere. Dette betyder at sikre, at betalinger foretages til forsikringsudbyderen rettidigt, samt at sikre, at enhver kvalificeret medarbejder, der ønsker at blive inkluderet i gruppedækningen, behandles korrekt. Administratoren er også ansvarlig for implementering af en fordelingsplan for nye medarbejdere, der gennemfører den prøvetid, som mange virksomheder har brug for, før de er berettigede til at akkumulere lønnet orlov og sundhedsdækning.
Når medarbejderydelsesprogrammet inkluderer et investerings- eller pensionsprogram, overvåger administrationspersonalet også den daglige funktion af disse programmer. Dette kan indebære at sikre, at lønfradrag er på plads for at hjælpe med at finansiere eventuelle bidrag, der indføres af medarbejderen, samt at sikre, at alle matchende midler, der er lovet af arbejdsgiveren, anvendes rettidigt. Dette sætter administratoren i direkte kontakt med virksomhedens økonomiske medarbejdere, som vil arbejde med administrationsteamet til gavn for alle ansatte i virksomheden, både timebaseret og lønmodtaget.
En del af fordelene administration involverer også interaktion med medarbejderen. På ethvert givet tidspunkt skal en medarbejder være i stand til at mødes med en administrator og få de nyeste oplysninger om status for hans eller hendes fordele. Fra dette perspektiv er administratoren et kommunikationsmiddel mellem virksomheden og medarbejderen. Dette kan ske ved at give medarbejderne mulighed for at stille forespørgsler, når de ønsker det, samt proaktivt give periodiske opdateringer til hver enkelt medarbejder om status for deres fordele.
Det er vigtigt at erkende, at administration af fordele er involveret i ikke kun at sørge for medarbejdernes velfærd, men også virksomhedens trivsel. Med henblik herpå betyder effektiv ydelsesadministration udvikling af fordelingsprogrammer, der er gode for medarbejderen, men ikke lægger unødigt pres på virksomheden for at opfylde disse fordelforpligtelser. Af denne grund ser administratorer ofte på nye muligheder for fordele og forsøger at finde programmer, der giver mindst lige så meget for medarbejderne, samtidig med at omkostningerne for arbejdsgivere holdes så lave som muligt.