Hva er gapanalyse?

Bedriftsgapanalyse kan brukes til å bidra til å oppnå visse mål. Denne analysen inkluderer en beskrivelse av selskapets nåværende situasjon, og hva selskapet ønsker å oppnå i fremtiden. Forskjellen mellom disse to elementene er gapet. Analysen inkluderer spesifikke tiltakstrinn selskapet må fullføre for å lukke dette gapet og oppnå sine mål.

For eksempel er Company X den øverste dukkedistributøren i staten New York. Company X ønsker å være den beste dukkedistributøren i hele USA. Selskap X fullfører en analyse som illustrerer hvordan det ble den beste dukkedistributøren i New York. Dette vil inneholde en oversikt over alle aspekter av virksomheten som bidrar til selskapets X suksess, inkludert markedsføring, regnskap, informasjonsteknologi, ledelse og andre avdelinger.

Firma X vil da skissere fordelene ved å oppnå sitt mål om å bli toppdistributør i landet. Målene skal være spesifikke og målbare. I dette tilfellet vil firma X bli den landsdekkende dukkedistributøren innen tre år. Firma X vil deretter studere hva det må gjøre for å nå dette målet. Resultatet av Company Xs analyse ville være en fullstendig plan, eller gap analyse-dokument, som inneholder informasjon om hvordan man blir den beste landsdekkende dukkefordeler.

Analysen kan omfatte en gjennomgang av forretningsdokumenter, filer og økonomisk informasjon, samt intervjuer med ansatte i forskjellige avdelinger. Når all informasjon er samlet, opprettes en gapanalyserapport. Dette dokumentet inneholder vanligvis en introduksjon som angir formålet med analysen og metodene som er brukt for å fullføre studien.

Introduksjonen følges vanligvis av et sammendrag av dagens situasjon, målene selskapet ønsker å oppnå, og en detaljert plan for å nå disse målene. Denne planen vil inneholde detaljerte tiltakstrinn for hvert område av virksomheten, en plan for å fullføre hvert trinn og et budsjett som skisserer hvor mye planen vil koste. Et vedlegg til dokumenter som støtter eventuelle krav eller statistikk i det endelige dokumentet, kan også være inkludert.

Neste trinn ville være at ledelsen skal godkjenne handlingsplanen og budsjettet. Hvis den blir godkjent, settes planen i verk. Sporing av hvert trinn er nødvendig for å sikre at planen forblir planlagt og innenfor budsjettet. Hvis det lykkes, vil selskapet oppnå målet angitt i gapanalyserapporten.

Bedrifter kan bruke gap-analyse for å oppnå bedriftsdekkende mål, eller de for en bestemt avdeling eller område. For eksempel kan et selskap som ønsker å redusere faste kostnader, fullføre en økonomisk gapanalyse. Eller et firma som ønsker å utvide produktdistribusjonen, kan lage en markedsføringsanalyse. Gap-analyse kan hjelpe virksomheter med å forbli konkurransedyktige og bidra til å måle potensiell lønnsomhet for et mål. Dette kan hjelpe ledelse og ansatte til å forstå og være entusiastiske over planer som er skissert i analysen.