Hva er forskjellen mellom en regning og en kvittering?
En regning og en kvittering brukes i to helt forskjellige situasjoner. En regning blir presentert når pengene skyldes, mens en kvittering gis når det skyldige beløpet er betalt. Sagt på en annen måte, en regning er en forespørsel om betaling, mens en kvittering er bekreftelsen på mottatt betaling.
Generelt brukes regninger for kjøp som er gjort på kreditt, og kvitteringer følger kontantbetalinger for varer eller tjenester. For eksempel når en kunde betaler for dagligvarer, vil kontorist totalisere varene og overlevere kunden en kvittering umiddelbart etter at han eller hun har mottatt betalingen. En person som har en konto hos et telefonselskap, derimot, vil sannsynligvis motta en regning omtrent samme tid hver måned med det spesifikke skyldige beløpet. Hvis regningen for forrige måned ikke er betalt, vil beløpet vanligvis legges til den gjeldende, med kanskje en rentekostnad hvis forfallsdato for lengst har gått. Denne metoden for en regning og kvittering brukes både for forbrukere og forretningssituasjoner.
I virksomheten er en regning vanligvis kjent som en faktura. Begrepet netto 30 dager brukes ofte i selskaper for å indikere at fakturaen skal betales totalt innen 30 dager etter kjøp av varer eller tjenester. En regning og en kvittering kan brukes i forskjellige transaksjoner for en kunde som har en konto i et selskap. Hvis kunden foretar et større kjøp, kan det være lurt å bruke kreditt og bli fakturert, men hvis det bare er en eller to ting, kan det å foreta betaling av kontanter og beholde kvitteringen for bevis på betaling være å foretrekke.
Fakturaer eller regninger blir vanligvis utarbeidet ved bruk av dataprogramvare i kontormiljøer, mens mange kvitteringer opprettes i kassaapparater i butikker. Kvitteringer kan også håndskrives ved kontant betaling, for eksempel når en utleier mottar den månedlige leien fra en leietaker. I motsetning til kassakvitteringer eller fakturaer, blir ikke en håndskrevet kvittering ofte spesifisert, men inkluderer bare det totale beløpet. Fakturaer og kvitteringer som er spesifisert viser vanligvis nettobeløpet, deretter blir eventuelle skatter lagt til eller rabatter trukket fra før summen er lagt nederst. Likevel vil summen på en regning og en kvittering alltid bety forskjellige ting.
De totale beløpene på alle typer kvitteringer indikerer betalte midler. De totale beløpene på alle slags regninger betyr at beløpet fortsatt skyldes med mindre en faktura er stemplet "betalt." I stedet for å bruke en betalt stempling eller markering på en regning, indikerer de fleste virksomheter i dag på en egen uttalelse eller på kommende regninger at det forrige skyldige beløpet ble mottatt.