Jak wybrać najlepszy format propozycji biznesowej?

Odpowiadając na zapytanie ofertowe (RFP), należy zwrócić szczególną uwagę na format propozycji biznesowej. Wybór odpowiedniego formatu może znacznie zwiększyć Twoje szanse na wygranie kontraktu. Wybór złego może oznaczać, że nawet idealna oferta nie powiedzie się.

Zdecydowanie najważniejszą zasadą jest postępowanie zgodnie z radą zawartą w zapytaniu ofertowym. Upewnij się, że postępujesz zgodnie z wszelkimi szczegółowymi instrukcjami dotyczącymi formatu twojej oferty. Jest to częściowo zasługą uprzejmości, ponieważ pomoże upewnić się, że organizacja ma wszystkie konkurencyjne propozycje w podobnym formacie, co ułatwi ich porównanie. Co ważniejsze, podanie wymaganego formatu pokazuje, że jesteś gotów podjąć starania, aby postępować zgodnie z precyzyjnymi instrukcjami. O ile wcześniej nie współpracowałeś z organizacją lub nie posiadasz szczególnie silnej reputacji, jest to jeden z najskuteczniejszych sposobów wykazania, że ​​będziesz w stanie spełnić wymagania dotyczące realizacji samego projektu, jeśli uzyskasz zamówienie.

Jednym z formatów propozycji biznesowych, który prawie na pewno zawiera wszystkie istotne informacje, jest pięć W - lub, ściśle mówiąc, pięć W i H. Ten format odpowiada na sześć podstawowych pytań na temat twojej propozycji. Format pochodzi z wiersza Rudyarda Kiplinga, który zaczyna się od wyszczególnienia sześciu pytań: „Zachowuję sześciu uczciwych służących; nauczyli mnie wszystkiego, co wiedziałem. Nazywają się: co i dlaczego i kiedy oraz jak i gdzie i kto. ”

Przy ustalaniu formatu propozycji biznesowej dla kontraktu rządowego należy zwrócić uwagę na kilka szczególnych punktów. Najważniejsze jest to, że musisz przestrzegać wszystkich wymienionych w zapytaniu ofertowym. Wynika to z faktu, że agencje rządowe zwykle muszą przestrzegać ścisłych zasad wyboru najlepszej oferty, aby uniknąć oskarżeń o niewłaściwe nastawienie.

Warto również poszukać dokumentu o nazwie „oświadczenie o pracy”, który towarzyszy zapytaniu ofertowemu i wyjaśnia kryteria wyboru zwycięskiej oferty. Wybór formatu propozycji biznesowej dostosowanego do tych kryteriów może zwiększyć Twoje szanse na wybór. Niezależnie od tego, który format wybierzesz, szczególnie ważne jest, aby upewnić się, że dotrzymasz terminu składania wniosków, ponieważ agencje rządowe zwykle nie pozwalają na podejmowanie decyzji przy przyjmowaniu spóźnionych zgłoszeń.

Niezależnie od tego, czy piszesz propozycję biznesową dla organizacji rządowej, czy prywatnej firmy, upewnij się, że wykracza ona poza zwykłe pokazanie, że możesz spełnić kryteria. Ponieważ inni licytujący również mogą to zrobić, musisz pokazać, jaką dodatkową wartość Twoja oferta może zaoferować organizacji. Może to obejmować informacje zwrotne z poprzednich projektów, nagrody, które wygrałeś za swoją pracę, i wszystko inne, co pokazuje, że jesteś lepszy od rywali, a nie tylko o tym samym standardzie.