Wie wähle ich das beste Geschäftsvorschlagsformat aus?
Wenn Sie auf eine Angebotsanfrage (Request For Proposal, RFP) antworten, müssen Sie genau auf das Format Ihres Geschäftsvorschlags achten. Die Auswahl des richtigen Formats kann Ihre Chancen auf einen Zuschlag erheblich verbessern. Die Auswahl des falschen Angebots kann bedeuten, dass auch ein ansonsten ideales Angebot fehlschlägt.
Bei weitem die wichtigste Regel ist, den Ratschlägen im RFP zu folgen. Sie sollten sicherstellen, dass Sie alle spezifischen Anweisungen zum Format Ihres Vorschlags einhalten. Dies ist teilweise höflich, da so sichergestellt werden kann, dass die Organisation alle konkurrierenden Vorschläge in einem ähnlichen Format hat, was den Vergleich erleichtert. Noch wichtiger ist, dass Sie bereit sind, die genauen Anweisungen zu befolgen, wenn Sie das erforderliche Format angeben. Sofern Sie zuvor nicht mit der Organisation zusammengearbeitet haben oder einen besonders guten Ruf haben, ist dies eine der effektivsten Methoden, um zu zeigen, dass Sie die Anforderungen für die Durchführung des Projekts selbst erfüllen können, wenn Sie den Zuschlag erhalten.
Ein Geschäftsvorschlagsformat, das mit ziemlicher Sicherheit alle relevanten Informationen enthält, sind die fünf Ws - oder genau genommen fünf Ws und ein H. Dieses Format beantwortet sechs grundlegende Fragen zu Ihrem Vorschlag. Das Format stammt aus einem Rudyard-Kipling-Gedicht, in dem zunächst die sechs Fragen erläutert werden: „Ich behalte sechs ehrliche Diener; Sie haben mir alles beigebracht, was ich wusste. Ihre Namen sind Was und Warum und Wann und Wie und Wo und Wer. "
Bei der Festlegung eines Geschäftsvorschlagsformats für einen Regierungsvertrag sind mehrere besondere Punkte zu beachten. Der Schlüssel ist, dass Sie sich an alles halten müssen, was im RFP aufgeführt ist. Dies liegt daran, dass Regierungsbehörden in der Regel strenge Regeln für die Auswahl des besten Vorschlags einhalten müssen, um Vorwürfe einer unzulässigen Befangenheit zu vermeiden.
Es lohnt sich auch, nach einem Dokument mit dem Namen "Arbeitserklärung" Ausschau zu halten, das dem RFP beigefügt ist und die Kriterien für die Auswahl des Gewinnervorschlags erläutert. Die Auswahl eines Geschäftsangebotsformats, das auf diese Kriterien zugeschnitten ist, kann Ihre Auswahlchancen verbessern. Unabhängig davon, für welches Format Sie sich entscheiden, ist es besonders wichtig, dass Sie die Einreichungsfrist einhalten, da Regierungsbehörden in der Regel nicht in der Lage sind, verspätete Einreichungen zu akzeptieren.
Unabhängig davon, ob Sie einen Geschäftsvorschlag für eine Regierungsorganisation oder ein privates Unternehmen verfassen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie nicht nur nachweisen, dass Sie die Kriterien erfüllen können. Da dies möglicherweise auch andere Bieter können, müssen Sie nachweisen, welchen Mehrwert Ihr Gebot für die Organisation bietet. Dies kann Feedback von früheren Projekten, Auszeichnungen, die Sie für Ihre Arbeit erhalten haben, und alles andere einschließen, was zeigt, dass Sie besser sind als Ihre Rivalen und nicht nur denselben Standard haben.