Como escolho o melhor formato de proposta de negócios?
Ao responder a uma Solicitação de proposta (RFP), você deve prestar muita atenção ao formato da sua proposta de negócios. Selecionar o formato certo pode melhorar muito suas chances de ganhar um contrato. Selecionar o errado pode significar que até um lance ideal falhará.
De longe, a regra mais importante é seguir os conselhos da RFP. Você deve certificar-se de cumprir todas as instruções específicas sobre o formato da sua proposta. Fazer isso é parcialmente uma cortesia, pois ajudará a garantir que a organização tenha todas as propostas rivais em um formato semelhante, facilitando sua comparação. Mais importante, fornecer o formato necessário mostra que você está disposto a fazer um esforço para seguir instruções precisas. A menos que você tenha trabalhado com a organização anteriormente ou tenha uma reputação particularmente forte, essa é uma das maneiras mais eficazes de mostrar que você poderá seguir os requisitos para a execução do projeto em si, se você receber o contrato.
Um formato de proposta de negócios que quase certamente incluirá todas as informações relevantes são os cinco Ws - ou, estritamente falando, cinco Ws e um H. Esse formato responde seis perguntas básicas sobre sua proposta. O formato vem de um poema de Rudyard Kipling, que começa detalhando as seis perguntas: “Eu mantenho seis servos honestos; eles me ensinaram tudo o que sabia. Seus nomes são O quê, Por que e Quando, e Como, Onde e Quem. ”
Há vários pontos específicos a serem observados ao escolher um formato de proposta comercial para um contrato governamental. A chave é que você deve cumprir com tudo listado na RFP. Isso ocorre porque as agências governamentais geralmente precisam seguir regras estritas sobre a seleção da melhor proposta para evitar acusações de viés impróprio.
Também vale a pena procurar um documento chamado “declaração de trabalho” que acompanha a RFP e explica os critérios para selecionar a proposta vencedora. A seleção de um formato de proposta de negócios adaptado a esses critérios pode aumentar suas chances de ser selecionado. Seja qual for o formato escolhido, é particularmente importante garantir que você cumpra o prazo de envio, pois as agências governamentais geralmente não permitem exercer seu julgamento ao aceitar envios tardios.
Seja escrevendo uma proposta de negócios para uma organização governamental ou uma empresa privada, você deve garantir que ela vá além de apenas mostrar que você pode atender aos critérios. Como outros licitantes também podem fazer isso, você precisa mostrar o valor extra que seu lance pode oferecer à organização. Isso pode incluir feedback de projetos anteriores, prêmios que você ganhou por seu trabalho e qualquer outra coisa que mostre que você é melhor que seus rivais, e não apenas do mesmo padrão.