Hur väljer jag det bästa förslagsformatet för företag?

När du svarar på en begäran om förslag (RFP) måste du vara uppmärksam på förslagets format. Att välja rätt format kan kraftigt förbättra dina chanser att vinna ett kontrakt. Att välja fel kan innebära att även ett annars idealiskt bud misslyckas.

Den absolut viktigaste regeln är att följa råd i RFP. Du bör se till att följa specifika instruktioner om formatet på ditt förslag. Att göra det är delvis en artighet, eftersom det kommer att hjälpa organisationen att ha alla konkurrerande förslag i liknande format, vilket gör det lättare att jämföra dem. Ännu viktigare är att du tillhandahåller önskat format att du är villig att anstränga dig för att följa exakta instruktioner. Om du inte har arbetat med organisationen tidigare eller har ett särskilt starkt rykte, är detta ett av de mest effektiva sätten att visa att du kommer att kunna följa kraven för att genomföra själva projektet om du får kontraktet.

Ett affärsförslagformat som nästan säkert kommer att innehålla all relevant information är de fem Ws - eller, strikt sett, fem Ws och en H. Detta format svarar på sex grundläggande frågor om ditt förslag. Formatet kommer från en Rudyard Kipling-dikt som börjar med att specificera de sex frågorna: ”Jag håller sex ärliga serveringsmän; de lärde mig allt jag visste. Deras namn är Vad och varför och när, och hur och var och vem. ”

Det finns flera speciella punkter att notera när man avräknar ett affärsförslagformat för ett regeringsavtal. Det viktigaste är att du måste följa allt som anges i RFP. Detta beror på att myndigheter vanligtvis måste följa strikta regler för att välja det bästa förslaget för att undvika anklagelser om felaktig partiskhet.

Det är också värt att leta efter ett dokument som heter ett ”uttalande om arbete” som åtföljer RFP och förklarar kriterierna för att välja det vinnande förslaget. Att välja ett affärsförslagformat som är anpassat till dessa kriterier kan förbättra dina chanser att bli valda. Vilket format du än väljer är det särskilt viktigt att se till att du uppfyller inlämningsdatum eftersom myndigheter ofta inte tillåter att utöva sin bedömning när de accepterar sena inlagor.

Oavsett om du skriver ett affärsförslag för en statlig organisation eller ett privat företag, bör du se till att det går utöver att bara visa att du kan uppfylla kriterierna. Eftersom andra anbudsgivare också kan göra detta måste du visa vilket extra värde ditt bud kan erbjuda organisationen. Detta kan inkludera feedback från tidigare projekt, priser du har vunnit för ditt arbete och allt annat som visar att du är bättre än dina rivaler snarare än bara av samma standard.