Hvordan vælger jeg det bedste forretningsformat?
Når du svarer på en anmodning om forslag (RFP), skal du være nøje opmærksom på dit forretningsforslagformat. Valg af det rigtige format kan stærkt forbedre dine chancer for at vinde en kontrakt. Valg af det forkerte kan betyde, at endda et ellers ideelt bud mislykkes.
Langt den vigtigste regel er at følge rådene i RFP. Du skal sørge for at overholde specifikke instruktioner om formatet på dit forslag. Det er delvis en høflighed, da det vil hjælpe med at sikre, at organisationen har alle de rivaliserende forslag i lignende format, hvilket gør det lettere at sammenligne dem. Mere vigtigt er det, at du leverer det krævede format, at du er villig til at gøre en indsats for at følge nøjagtige instruktioner. Medmindre du har arbejdet med organisationen før eller har et særlig stærkt omdømme, er det en af de mest effektive måder at vise, at du vil være i stand til at følge kravene til udførelse af selve projektet, hvis du får kontrakten.
Et forretningsforslagformat, som næsten helt sikkert indeholder alle relevante oplysninger, er de fem Ws - eller strengt taget fem Ws og en H. Dette format besvarer seks grundlæggende spørgsmål om dit forslag. Formatet kommer fra et Rudyard Kipling-digt, der begynder med at detaljerede de seks spørgsmål: ”Jeg holder seks ærlige serveringsmænd; de lærte mig alt, hvad jeg vidste. Deres navne er Hvad og hvorfor og hvornår og hvordan og hvor og hvem. ”
Der er flere særlige punkter, man skal være opmærksom på, når man vælger et forretningsforslagformat til en regeringskontrakt. Det vigtigste er, at du skal overholde alt, der er anført i RFP. Dette skyldes, at regeringsorganer normalt skal følge strenge regler for valg af det bedste forslag for at undgå beskyldninger om forkert bias.
Det er også værd at kigge efter et dokument kaldet en ”erklæring om arbejde”, der ledsager RFP og forklarer kriterierne for valg af det vindende forslag. Valg af et forretningsforslagformat, der er skræddersyet til disse kriterier, kan forbedre dine chancer for at blive valgt. Uanset hvilket format du vælger, er det især vigtigt at sikre dig, at du overholder fristen for indsendelse, da regeringsorganer normalt ikke har tilladelse til at udøve deres dom med at acceptere sene indlæg.
Uanset om du skriver et forretningsforslag til en regeringsorganisation eller en privat virksomhed, skal du sørge for, at det går ud over blot at vise, at du kan opfylde kriterierne. Da andre budgivere muligvis også kan gøre dette, skal du vise, hvilken ekstra værdi dit bud kan tilbyde organisationen. Dette kan omfatte feedback fra tidligere projekter, priser, du har vundet for dit arbejde, og alt andet, der viser, at du er bedre end dine rivaler snarere end blot af samme standard.