Come faccio a scegliere il miglior formato di proposta aziendale?

Quando si risponde a una richiesta di proposta (RFP), devi prestare molta attenzione al formato della proposta aziendale. La selezione del formato giusto può migliorare fortemente le tue possibilità di vincere un contratto. La selezione di quello sbagliato può significare che anche un'offerta altrimenti ideale fallisce.

Di gran lunga la regola più importante è seguire i consigli nella RFP. Dovresti assicurarti di rispettare qualsiasi istruzione specifica sul formato della proposta. Ciò è in parte una cortesia in quanto contribuirà a garantire che l'organizzazione abbia tutte le proposte rivali in un formato simile, rendendo più facile confrontarle. Ancora più importante, la fornitura del formato richiesto mostra che sei disposto a fare lo sforzo di seguire istruzioni precise. A meno che tu non abbia lavorato con l'organizzazione prima o abbia una reputazione particolarmente forte, farlo è uno dei modi più efficaci per dimostrare che sarai in grado di seguire i requisiti per lo svolgimento del progetto stesso se ti viene assegnato il contratto.

Formato proposta aziendale che è quasi certo che includa tutte le informazioni pertinenti sono le cinque WS - o, a rigor di termini, cinque WS e un H. Questo formato risponde sei domande di base sulla proposta. Il formato proviene da una poesia kipling di Rudyard che inizia in dettaglio le sei domande: "Tengo sei onesti uomini di servizio; mi hanno insegnato tutto ciò che sapevo. I loro nomi sono cosa e perché e quando, come e dove e chi."

Esistono diversi punti particolari da notare quando si stabiliscono un formato di proposta commerciale per un contratto governativo. Quello chiave è che devi rispettare tutto ciò che è elencato nella RFP. Questo perché le agenzie governative di solito devono seguire rigide regole sulla selezione della proposta migliore per evitare eventuali accuse di pregiudizi impropri.

Vale anche la pena cercare un documento chiamato "Dichiarazione di lavoro" che accompagna la RFP e spiega i criteri per la selezioneLa proposta vincente. La selezione di un formato proposta aziendale adattato a questi criteri può migliorare le possibilità di essere selezionato. Qualunque formato tu scelga, è particolarmente importante assicurarsi di rispettare la scadenza di invio poiché le agenzie governative di solito non consentono di esercitare il loro giudizio nell'accettare le comunicazioni in ritardo.

Sia che scriva una proposta commerciale per un'organizzazione governativa o un'azienda privata, dovresti assicurarti che vada oltre dimostrando che è possibile soddisfare i criteri. Poiché altri offerenti potrebbero anche essere in grado di farlo, devi mostrare quale valore extra può offrire all'organizzazione. Questo può includere feedback dei progetti precedenti, i premi che hai vinto per il tuo lavoro e qualsiasi altra cosa che mostri che sei migliore dei tuoi rivali piuttosto che semplicemente con lo stesso standard.