Jak opracować program zarządzania zmianami?
Program zarządzania zmianami to ustrukturyzowany system, którego firmy używają do dostosowywania lub modyfikowania swoich operacji. Firmy mogą ulec zmianie z wielu powodów, napędzane siłami wewnętrznymi i zewnętrznymi wobec firmy. Korzystanie z programu pozwala firmie podejść do zmiany z wcześniej udanym procesem. Może to złagodzić wszelkie uszy i opory związane z procesem zarządzania zmianami. Większość firm będzie mieć programy zarządzania zmianami zbudowane wokół ich działalności, chociaż we wszystkich systemach istnieje kilka standardowych zasad.
Opracowując system zarządzania zmianami, firmy muszą zdecydować, jaki rodzaj zmiany musi nastąpić. Na przykład zmiany mogą mieć charakter strategiczny, technologiczny lub strukturalny lub mogą koncentrować się na zachowaniach i postawach pracowników. Zmiana strategiczna koncentruje się na zmianie organizacyjnej. Może to spowodować zmianę operacji produkcyjnych lub wytworzonych towarów i usług, dostosowanie liczby konkurentów na rynku gospodarczym lub wynik zmian w polityce fiskalnej lub pieniężnej kraju. Technologiczne to wykorzystanie lub aktualizacja systemów komputerowych w firmie. Zmiany strukturalne mają charakter wewnętrzny, koncentrują się na obowiązkach jednostki w firmie i sposobie, w jaki osoby zgłaszają się do kierownictwa firmy. Zachowaniem pracowników może być ustanowienie kodeksu postępowania lub zasad etycznych, szkolenie pracowników w zakresie obsługi skarg dotyczących obsługi klienta lub szereg innych sytuacji, które mogą wystąpić w środowisku biznesowym.
Program zarządzania zmianami musi mieć osobę lub zespół zarządzający systemem. Firmy mogą zdecydować o wyborze osoby z obecnego kierownictwa lub zespołu z działalności firmy. Chociaż jedna osoba tworzy scentralizowany program zarządzania zmianami, konfiguracja ta może być również postrzegana jako dyktatorska, co może powodować opór ze strony pracownika, który nie lubi procesu zmiany. Program zarządzania zmianami zorientowany na zespół pozwala firmie korzystać z wielu osób, które mogą mieć wgląd w proces zmian. Pracownicy mogą również mieć więcej kontaktów z określonym członkiem zespołu zarządzania zmianami, tworząc bardziej ujednolicony proces.
Możliwa jest również outsourcing pozycji zarządzania zmianami. Tworzy to niezależną osobę lub zespół do programu zarządzania zmianami, pozwalając na mniejszy opór w firmie. Podczas gdy osoby zewnętrzne nie są często wtajemniczone w całą działalność firmy, wnoszą więcej wiedzy do procesu i pomagają pokonać wszelkie przeszkody.
Tworzenie planu i ustalanie celów jest także ważnym elementem opracowywania programu zarządzania zmianami. Zespół zarządzający firmy musi mieć jasną wizję zmiany, aby mogli przekazać ją pracownikom. Wyznaczanie łatwych do osiągnięcia celów krótkoterminowych może sprawić, że proces będzie łatwiejszy do zaakceptowania, ponieważ pracownicy zaczną cel zmiany i, miejmy nadzieję, wezmą udział w pozostałym procesie.