Jak skonfigurować pokój wideokonferencyjny?
Głównym zastosowaniem pokoju wideokonferencyjnego jest komunikacja między ludźmi za pomocą transmisji wideo i audio. Wideokonferencja różni się od wideotelefonu, ponieważ obejmuje grupę osób, a nie dwie pojedyncze osoby. Ponieważ w sprawę zaangażowanych jest wiele osób, osoby biorące udział w telekomunikacji będą musiały korzystać z sali wideokonferencyjnej. Ten pokój musi być odpowiednio zaprojektowany i skonfigurowany, ponieważ zapewnia to, że wszyscy będą widziani i słyszani podczas spotkania. Istnieje wiele różnych sposobów na skonfigurowanie sali wideokonferencyjnej, a liczba osób i cel spotkania zazwyczaj decydują o tym, który rodzaj aranżacji jest najbardziej odpowiedni.
Gdy zapewniona jest wystarczająco duża sala wideokonferencyjna i zwykle mniej niż 15 osób, można ustawić salę wideokonferencyjną w kształcie litery U. Ten typ konfiguracji zwykle obejmuje trzy tabele, wszystkie połączone ze sobą, tworzące kształt litery U. Osoba (osoby), z którymi grupa się komunikuje, jest ogólnie widoczna na ekranie telewizora lub komputera w otwartej części U. Uczestnicy spotkania siedzą na zewnętrznych częściach stołów, aby mogli wygodnie oglądać, komunikować się i robić notatki.
W przypadku wideokonferencji, w których bierze udział 16 lub więcej osób, najkorzystniej jest zorganizować spotkanie w audytorium. Chociaż tego rodzaju konfiguracja nie pozwala na dużą interakcję między wszystkimi uczestnikami, mikrofon odbiorców może służyć do zadawania pytań. Ta konfiguracja umożliwia również wszystkim uczestnikom łatwe przeglądanie ekranu wideo, który zwykle jest ustawiony z przodu sali audytoryjnej.
Bez względu na rodzaj projektu w pokoju wideokonferencyjnym ważne jest, aby w pokoju nie było błyszczących powierzchni, a co ważniejsze, nie było szkła. Jeśli w pokoju są okna, ciemne żaluzje powinny je zasłonić. Błyszczące powierzchnie, szkło i okna mają tendencję do odbijania nie tylko światła, ale także dźwięku, co utrudnia osobie (osobom) po drugiej stronie widzenie i słyszenie.
Istnieje kilka innych wskazówek, które mogą pomóc w konfiguracji pokoju wideokonferencyjnego. Jeden mikrofon wystarcza na każde trzy osoby uczestniczące w konferencji wideo. Za każdym razem, gdy odbywa się prezentacja dla jednej osoby, należy użyć mikrofonu z klapką. Koloru czerwonego nie można znaleźć w żadnym wystroju ani na żadnych osobach znajdujących się w pokojach wideokonferencyjnych, ponieważ spowoduje to migotanie obrazu. Większość sal wideokonferencyjnych wymaga jednej do trzech kamer, przy czym wszystkie kamery, ekrany wideo i monitory są umieszczone z dala od jasnego światła.