Jak nastavím videokonferenční místnost?

Hlavní využití videokonferenční místnosti spočívá v tom, že lidé komunikují mezi sebou prostřednictvím přenosu videa a zvuku. Videokonferenční hovor se liší od videohovoru, protože zahrnuje skupinu lidí, nikoli dvě osoby. Vzhledem k tomu, že se účastní mnoho osob, lidé, kteří se účastní telekomunikací, budou muset používat videokonferenční místnost. Tato místnost musí být navržena a uspořádána vhodně, protože to zajistí, že každý bude během schůzky viděn a slyšen. Existuje mnoho různých způsobů, jak zřídit videokonferenční místnost, a počet lidí a účel schůzky obvykle určuje, který typ uspořádání je nejvhodnější.

Pokud je k dispozici dostatečně velká videokonferenční místnost a obvykle se účastní méně než 15 lidí, lze vytvořit videokonferenční místnost ve tvaru U. Tento typ nastavení obvykle zahrnuje tři tabulky, všechny navzájem spojené, které tvoří tvar U. Osoba (osoby), s nimiž skupina komunikuje, je obecně viditelná na televizní nebo počítačové obrazovce v otevřené části U. Účastníci zasedání sedí na vnějších částech tabulek, aby mohli pohodlně sledovat, komunikovat a dělat si poznámky.

Pro videokonference, na kterých se většinou podílí 16 nebo více lidí, je nejvýhodnější uspořádat schůzku v hledišti. Přestože tento typ nastavení neumožňuje mnoho interakcí mezi všemi účastníky, lze k pokládání dotazů využít mikrofon publika. Toto nastavení také umožňuje všem účastníkům snadno prohlížet obrazovku videa, která je obvykle nastavena v přední části hlediště.

Bez ohledu na to, jaký typ designu je videokonferenční místnost zřízena, je důležité, aby místnost neměla lesklé povrchy, a co je ještě důležitější, žádné sklo. Pokud místnost má okna, měla by je zakrýt tmavá žaluzie. Lesklé povrchy, sklo a okna mají tendenci odrážet nejen světlo, ale také zvuk, což znemožňuje člověku (osobám) na druhém konci vidět a slyšet.

Existuje několik dalších tipů, které mohou pomoci s nastavením videokonferenční místnosti. Jeden mikrofon postačuje pro každé tři osoby, které se účastní videokonference. Kdykoli se koná prezentace pro jednu osobu, měl by být použit klopový mikrofon. Červená barva by neměla být nalezena v žádném zařízení ani u osob, které se nacházejí ve videokonferenčních místnostech, protože to způsobí blikání videa. Většina videokonferenčních místností bude vyžadovat jednu až tři kamery, přičemž všechny kamery, video obrazovky a monitory budou umístěny mimo jasná světla.