Wie richte ich einen Videokonferenzraum ein?
Die Hauptnutzung eines Videokonferenzraums besteht darin, dass Personen über die Verwendung von Video- und Audioübertragungen miteinander telekommunizieren. Ein Videokonferenzgespräch unterscheidet sich von einem Videotelefonanruf dadurch, dass es sich um eine Gruppe von Personen handelt, nicht um zwei Einzelpersonen. Da mehrere Personen beteiligt sind, muss ein Videokonferenzraum häufig von den an der Telekommunikation beteiligten Personen genutzt werden. Dieser Raum muss angemessen gestaltet und eingerichtet werden, damit jeder während des Meetings gesehen und gehört werden kann. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, einen Videokonferenzraum einzurichten, und die Anzahl der Personen und der Zweck des Meetings bestimmen normalerweise, welche Art von Anordnung am besten geeignet ist.
Wenn ein ausreichend großer Videokonferenzraum vorhanden ist und in der Regel weniger als 15 Personen anwesend sind, kann ein U-förmiger Videokonferenzraum eingerichtet werden. Diese Art der Einrichtung umfasst normalerweise drei Tische, die alle miteinander verbunden sind und die Form eines U haben. Die Person (en), mit der die Gruppe kommuniziert (kommunizieren), ist im Allgemeinen auf einem Fernseher oder Computerbildschirm im offenen Teil des U sichtbar. Die Teilnehmer der Besprechung sitzen an den Außenteilen der Tische, sodass sie bequem zusehen, kommunizieren und Notizen machen können.
Bei Videokonferenzen mit 16 oder mehr Teilnehmern ist es am vorteilhaftesten, das Meeting in einem Auditorium zu organisieren. Während diese Art der Einrichtung nicht viele Interaktionen zwischen allen Teilnehmern zulässt, kann ein Publikumsmikrofon zum Stellen von Fragen verwendet werden. Dieses Setup ermöglicht es allen Teilnehmern außerdem, auf einfache Weise den Videobildschirm zu sehen, der normalerweise vorne im Auditoriumsraum eingerichtet ist.
Unabhängig davon, in welcher Art von Design ein Videokonferenzraum eingerichtet ist, ist es wichtig, dass der Raum keine glänzenden Oberflächen und vor allem kein Glas aufweist. Wenn der Raum Fenster hat, sollten dunkle Vorhänge sie bedecken. Glänzende Oberflächen, Glas und Fenster reflektieren in der Regel nicht nur Licht, sondern auch Geräusche, was es für die Person (en) am anderen Ende schwierig macht, zu sehen und zu hören.
Es gibt mehrere andere Tipps, die beim Einrichten eines Videokonferenzraums hilfreich sein können. Ein Mikrofon reicht für jeweils drei Personen, die an einer Videokonferenz teilnehmen. Jedes Mal, wenn eine Einzelpräsentation stattfindet, sollte ein Ansteckmikrofon verwendet werden. Die Farbe Rot sollte in keinem Dekor oder bei Personen in Videokonferenzräumen zu finden sein, da dies zu Flimmern im Video führen kann. In den meisten Videokonferenzräumen sind ein bis drei Kameras erforderlich, wobei alle Kameras, Videobildschirme und Monitore nicht in der Nähe von hellem Licht aufgestellt werden müssen.