Hur ställer jag in ett videokonferensrum?

Huvudanvändningen av ett videokonferensrum är för människor att telekommunikera med varandra genom användning av video- och ljudöverföringar. Ett videokonferenssamtal skiljer sig från ett telefonsamtal eftersom det involverar en grupp människor, inte två enskilda personer. Eftersom det är ett antal personer involverade, många gånger, måste ett videokonferensrum användas av de personer som deltar i telekommunikationen. Detta rum måste utformas och sättas in på rätt sätt, eftersom det gör att alla kan ses och höras under mötet. Det finns många olika sätt att inrätta ett videokonferensrum, och antalet personer och syftet med mötet bestämmer vanligtvis vilken typ av arrangemang som är bäst lämpad.

När det finns ett tillräckligt stort videokonferensrum, och vanligtvis mindre än 15 personer som deltar, kan ett U-format videokonferensrum inrättas. Denna typ av installation innehåller vanligtvis tre tabeller, alla anslutna till varandra, och bildar formen på en U. Den eller de personer med vilka gruppen är telekommunikation är vanligtvis synlig på en TV eller datorskärm vid den öppna delen av U. Deltagarna på mötet sitter på utsidan av borden, så att de bekvämt kan titta på, kommunicera och notera.

För videokonferenser som involverar 16 eller fler personer, merparten av tiden, är det mest fördelaktigt att ställa in mötet i ett auditorium. Medan denna typ av installation inte tillåter mycket interaktion mellan alla deltagare, kan en publikmikrofon användas för att ställa frågor. Denna inställning gör det också möjligt för alla deltagare att enkelt kunna titta på videoskärmen, som vanligtvis är inställd på framsidan av auditoriet.

Oavsett vilken typ av design ett videokonferensrum är inrättat i, är det viktigt att rummet inte har några blanka ytor, och ännu viktigare, inget glas. Om rummet har fönster, bör mörka persienner täcka dem. Blanka ytor, glas och fönster reflekterar inte bara ljus utan också ljud, vilket gör det svårt för personen / personerna i andra änden att se och höra.

Det finns flera andra tips som kan hjälpa till med inrättandet av ett videokonferensrum. En mikrofon räcker för varje tre personer som deltar på en videokonferens. Varje gång en enskildspresentation äger rum bör en lapelmikrofon användas. Färgen röd bör inte finnas i någon inredning eller på personer som finns i videokonferensrum, eftersom det kommer att leda till att flimmer uppträder på videon. De flesta videokonferensrum kräver en till tre kameror, med alla kameror, videoskärmar och bildskärmar placerade borta från starkt ljus.