Hvordan opretter jeg et videokonferencerum?
Den vigtigste anvendelse af et videokonferencerum er for folk at telekommunikere med hinanden ved hjælp af video- og lydoverførsler. Et videokonferenceopkald adskiller sig fra et videofonopkald, fordi det involverer en gruppe mennesker, ikke to enlige personer. Da der er mange mennesker involveret, mange gange, skal et videokonferencerum bruges af de mennesker, der deltager i telekommunikationen. Dette rum skal designes og oprettes korrekt, da dette sikrer, at alle kan ses og høres under mødet. Der er mange forskellige måder at etablere et videokonferencerum, og antallet af mennesker og formålet med mødet bestemmer normalt, hvilken type arrangement der er bedst egnet.
Når der er et tilstrækkeligt stort videokonferencerum til rådighed, og normalt mindre end 15 personer deltager, kan der oprettes et U-formet videokonferencelokale. Denne type opsætning inkluderer normalt tre borde, som alle er forbundet med hinanden og danner form af en U. Den eller de personer, som gruppen er telekommunikation med, kan generelt ses på et tv eller computerskærm ved den åbne del af U. Deltagere på mødet sidder på de udvendige dele af bordene, så de nemt kan se, kommunikere og notere.
For videokonferencer, der involverer 16 eller flere mennesker, for det meste af tiden, er det mest fordelagtigt at arrangere mødet i et auditorium. Selvom denne type opsætning ikke giver mulighed for meget interaktion mellem alle deltagere, kan en målgruppemikrofon bruges til at stille spørgsmål. Denne opsætning gør det også muligt for alle deltagere nemt at se videoskærmen, som normalt er oprettet foran i auditoriet.
Uanset hvilken type design der er oprettet et videokonferencerum, er det vigtigt, at rummet ikke har skinnende overflader, og endnu vigtigere, intet glas. Hvis rummet har vinduer, skal mørke persienner dække dem. Blanke overflader, glas og vinduer reflekterer ikke kun lys, men også lyd, hvilket gør det vanskeligt for personen (e) i den anden ende at se og høre.
Der er flere andre tip, der kan hjælpe med oprettelsen af et videokonferencerum. En mikrofon er tilstrækkelig for hver tredje person, der deltager i en videokonference. Hver gang en enkeltpersonspræsentation finder sted, skal der bruges en reversmikrofon. Farven rød skal ikke findes i nogen indretning eller på nogen personer, der findes i videokonferencerum, da dette vil medføre, at der opstår flimre på videoen. De fleste videokonferencerum kræver et til tre kameraer med alle kameraer, videoskærme og skærme placeret væk fra lyse lys.