Jakie są typowe metody zarządzania czasem?

Istnieje kilka różnych metod zarządzania czasem, które można wykorzystać do zwiększenia wydajności. Niektóre z najbardziej popularnych to timeboxing, analiza Pareto i metody POSEC. Każda z tych metod koncentruje się na budowaniu nawyków zachęcających do lepszego wykorzystania czasu.

Timeboxing to jedna z najczęstszych metod zarządzania czasem. Polega ona na dzieleniu dużych zadań na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania części poprzez ścisłe przestrzeganie określonego harmonogramu. Osoba musi najpierw zdecydować o zestawie zadań i określić przybliżony czas potrzebny na ukończenie każdego z nich. Następnie na początku każdego zadania ustawiany jest licznik czasu dla odpowiedniego okresu. Pod koniec wyznaczonego czasu osoba musi się zatrzymać, niezależnie od tego, czy zadanie zostało ukończone, i odpocząć lub podjąć inną przyjemną czynność.

Dzięki metodzie czasowej timeboxing do każdego z zadań, które należy wykonać, podchodzi się pojedynczo w wyznaczonych przedziałach czasowych. Jeśli po jednym cyklu wszystkich zadań pozostaną zadania, ten sam proces zostanie ponownie uruchomiony. Jest to zwykle jedna z najbardziej satysfakcjonujących metod zarządzania czasem, ponieważ okresy odpoczynku lub inna nagroda są wbudowane w strukturę, zwiększając w ten sposób motywację.

Analiza Pareto jest również powszechnie nazywana zasadą 80:20. Został wynaleziony przez ekonomistę, który zasugerował, że 20 procent przyczyn stwarza 80 procent problemów. Pierwsze kroki metody obejmują wylistowanie problemów, znalezienie przyczyn tych problemów, a następnie pogrupowanie według przyczyn. Następnie grupy są oceniane według poziomu ważności. Metoda opiera się na przekonaniu, że grupa problemów o najwyższym poziomie ważności zwykle będzie również jednym z najmniejszych lub około 20 procent obciążenia pracą.

POSEC oznacza ustalanie priorytetów poprzez organizowanie, usprawnianie, oszczędzanie i wkład. Jest to jedna z najbardziej osobistych metod zarządzania czasem. Działa w przekonaniu, że rzeczy, które wpływają na indywidualne bezpieczeństwo, takie jak pieniądze i sprawy osobiste, powinny być obsługiwane przed innymi zadaniami.

Pierwszym krokiem POSEC jest identyfikacja celów i nadawanie im priorytetów od najważniejszych do najmniej ważnych. Następnym krokiem jest ustalenie harmonogramu, który zapewni osiągnięcie codziennych osobistych celów. Następnie osoba musi usprawnić najbardziej nieprzyjemne zadania, takie jak załatwianie spraw, aby zabierały jak najmniej czasu. Czwarty krok to oszczędność najmniej pilnych rozrywek, takich jak zakupy ubrań lub obiad z przyjaciółmi. Wreszcie, jednostka dopełni swój harmonogram, przyczyniając się do społeczeństwa poprzez inne ważne, jeśli nie istotne obowiązki.