Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące zarządzania ciągłością działania?
Zarządzanie ciągłością działania to praktyka przygotowania firmy do kontynuacji w przypadku wystąpienia katastrofy. Właściwe planowanie i dobrze wyszkolony personel może pomóc firmie szybko wyzdrowieć nawet z katastrofalnych wydarzeń. Firmy mogą odnieść sukces w ustanawianiu ciągłości działania w swoich organizacjach, ucząc się, jak rozwijać odpowiedni personel, omawiając plany z dostawcami, opracowując listę kontaktów i tworząc plany zarządzania kryzysowego dla określonych wydarzeń.
Pierwszym krokiem w kierunku zarządzania ciągłością działania jest decyzja, kto będzie kierował procesem planowania, a kto będzie koordynował działania związane z odzyskiwaniem i odbudową podczas wydarzenia i po nim. Każdy dział może mieć wyznaczonego koordynatora zarządzania ciągłością działania. Ci liderzy zespołów powinni spotykać się regularnie i przekazywać aktualizacje kierownictwu wyższego szczebla, którzy zostali wyznaczeni do kierowania tym wysiłkiem.
Członkowie łańcucha dostaw firmy powinni również uczestniczyć w planowaniu zarządzania ciągłością działania. Każdy dostawca powinien zostać przesłuchany i zapytany o własny plan zarządzania kryzysowego. Ich plany powinny opierać się na scenariuszach katastrof, z którymi mogą się zmierzyć, od wstrząsów politycznych, klęsk żywiołowych po terroryzm. Gdyby ponieśli jedną z tych strat i nie byliby w stanie dostarczyć produktu, ucierpiałyby również firmy, z którymi prowadzą interesy. Dostawcy powinni również być w stanie udowodnić, że ich operacje biznesowe są w stanie wytrzymać wzloty i upadki klientów, w tym gwałtownie rosnące zapotrzebowanie klientów na dostawy.
Kolejną kluczową wskazówką do zarządzania ciągłością działania jest zapobieganie. Chociaż niektórych katastrof nie da się powstrzymać, szkody, które wyrządzają w działalności biznesowej, można złagodzić. W przypadku niektórych klęsk żywiołowych, takich jak huragany i trzęsienia ziemi, właściwości biznesowe można wzmocnić, aby były odporne na silne wiatry lub silne wstrząsy ziemi. Z drugiej strony w przypadku pandemii można wprowadzić zasady dotyczące zasobów ludzkich, takie jak zezwalanie pracownikom na pracę w domu, co może pomóc w zapobieganiu rozprzestrzenianiu się chorób.
Aby poradzić sobie z bieżącym zdarzeniem, zarządzanie kryzysowe powinno również stanowić istotną część zarządzania ciągłością działania. Plany zarządzania kryzysowego można zaprojektować tak, aby obsługiwały określone scenariusze, takie jak zbliżający się huragan lub atak terrorystyczny w pobliskim obiekcie firmy. Część zarządzania ciągłością działania w tym zakresie wymagałaby planowania sposobów ewakuacji pracowników i utrzymywania z nimi kontaktu po opuszczeniu siedziby.