Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące zarządzania arkuszem czasu?
Zarządzanie kartami czasu pracy może być przydatnym narzędziem biznesowym, które może zapewnić funkcjonalność wykraczającą poza rejestrowanie godzin pracy pracownika w celu ustalenia kwoty należnego wynagrodzenia na koniec okresu rozliczeniowego. Dobry program zarządzania pozwala firmom śledzić, ile czasu spędza się na określonych zadaniach, a także może ułatwić proces fakturowania i fakturowania dla firm, które mogą obsługiwać wielu klientów jednocześnie. Niezależni kontrahenci i osoby prowadzące działalność na własny rachunek mogą również znaleźć takie narzędzia pomocne w śledzeniu wydajności osobistej, nawet jeśli nie stosują struktury rozliczeń godzinowych.
Historycznie, arkusz czasu pozwalał pracownikom odnotować, kiedy przybyli i odeszli z pracy, czasami za pomocą zegara karty dziurkacza, który mógł automatycznie rejestrować te dane. Podczas gdy takie arkusze są nadal w użyciu, zarządzanie arkuszami czasu może być znacznie bardziej złożone. Pracownicy mogą na przykład być w stanie zalogować się i wylogować w celu wykonania określonych zadań lub użyć różnych wpisów dla różnych klientów i projektów.
Dzięki bardziej efektywnemu zarządzaniu firmy mogą zobaczyć, ile czasu pracownicy poświęcają na różne zadania. Dzięki temu firmy mogą dokładniej oszacować harmonogram i harmonogram projektów. Może także stanowić podstawę do porównania; jeśli na przykład większość pracowników zakończy zadanie w ciągu sześciu godzin, odstępstwa od tej normy mogą być przedmiotem zainteresowania. W przypadku zarządzania wewnętrznego szczegółowe śledzenie harmonogramu może być korzystnym posunięciem dla wydajności i wydajności.
Innym zastosowaniem do zarządzania arkuszami czasu jest fakturowanie, gdy firmy rozliczają klientów na podstawie siły roboczej. Pracownicy pracujący nad projektem mogą rejestrować swoje godziny pracy, generując informacje do faktury klienta, a także śledząc godziny ich własnych wypłat. Szczegółowe zarządzanie arkuszem czasu może również pozwolić firmie pokazać klientowi, ile czasu poświęcono na określone aspekty projektu, ponieważ pracownicy mogli zauważyć to zadanie, a także klienta.
Programy do elektronicznego zarządzania kartami czasu mogą być pomocne w bardziej zaawansowanych czynnościach związanych z śledzeniem kart czasu pracy. Aby zachęcić pracowników do przestrzegania przepisów, przydatne mogą być narzędzia takie jak karty machnięcia lub breloki komunikujące się z jednostką bazową, ponieważ mogą automatycznie logować i wyłączać pracowników. Rozmowa z członkami personelu na temat korzystania z programu może być również korzystna, ponieważ pozwoli im na dokładne i uczciwe zgłaszanie godzin od samego początku. Działy kadr mogą również chcieć pokazać pracownikom, jak korzystać z zarządzania arkuszem czasu pracy, aby identyfikować i unikać nadgodzin, monitorując swoje godziny i współpracując z przełożonym, jeśli pojawi się problem z harmonogramem.
Kolejną zaletą elektronicznego zarządzania kartami czasu pracy jest możliwość komunikowania się i wysyłania notatek wewnętrznych. Uwagi na temat harmonogramu i zadań mogą być wyświetlane na arkuszu czasu, aby upewnić się, że pracownicy je widzą, szczególnie w przypadku zmiany harmonogramu. Pracownicy mogą również mieć możliwość wzajemnego zapamiętywania i koordynacji za pośrednictwem systemu elektronicznego podczas współpracy przy projektach.